財務管理--費用管理類制度
財務管理--費用管理類制度 1. 總論 摘自《永2003財（規(guī)）字第0001號》 一、總則 1. 為有效的降低公司的運營成本，提高公司競爭力，加強費用的監(jiān)管并明確監(jiān)管人 責任，嚴格把好費用開支關，堵塞費用開支上的漏洞，切實把不合理的費用支 出壓下來，特制定本制度。 2. 公司費用實行總量控制，分類管理，歸口控制，適時監(jiān)控的分類分部門的條塊管 理模式。這里的費用是一個管理概念，指公司除商品采購成本以外的所有費用 。 3. 各級費用管理的責任承擔者，都必須做到責任內(nèi)容清楚，職權范圍明確，考核獎 懲分明，貫徹責、權、利三結合。費用管理責任承擔者對所承擔的經(jīng)濟責任， 要具備下列三項條件：能了解所分管費用指標的要求和資料來源；能了解所分 管費用指標的實際執(zhí)行情況和計算依據(jù)；能調(diào)節(jié)、控制所監(jiān)管費用指標的耗費 數(shù)。 二、費用報銷基本要求及原則 4. 報銷費用必須以合理、合法、真實的憑證為依據(jù)，原始發(fā)票不得臆造、涂改，不 得偽造發(fā)票。 5. 發(fā)生的費用必須按規(guī)定分類填寫公司統(tǒng)一的報銷單據(jù)，不得隨意填寫。 6. 各種原始憑證必須大小寫一致，不得涂改，并注明附件張數(shù)和所屬部門和職務， 內(nèi)容和項目必須齊全。 7. 原始憑證必須按公司規(guī)定的程序進行審核、簽字，相關手續(xù)必須完備。 8. 出納人員要嚴格遵守費用報銷制度，認真審核各種憑證，對不合法的原始票據(jù)應 拒絕報銷，檢查封面金額與所附單據(jù)是否相符，并要承擔責任，凡不符合規(guī)范 報支的，按報支額的15%處以罰款。 9. 各種原始憑證由所屬費用項目的相關配合部門審核并呈報審批，門店費用一律由 門店財務主管初審，門店經(jīng)理簽字后方可呈報總部審批，否則總部不予審批。 10. 各種當月費用報銷必須在每月25日前送呈有關領導審批，各級領導應及時審批， 防止造成費用入帳逾期現(xiàn)象。 11. 分公司副總及副總監(jiān)以上人員費用均需公司總裁審批。 12. 各財務部門應加強各項費用憑證的審核工作，對不符合公司制度的及越權審批的 費用和支出一律不得報支。凡在審計中發(fā)現(xiàn)，將對相關財務審核人員進行處罰 ，并按報支金額的15％處以罰款。 13. 對于手續(xù)或填寫不符要求的一律退回修改、補全手續(xù)、重填憑證；對于不得報支 的費用項目，一律退回拒付；對于超期申報的費用，根椐規(guī)定進行報支。 14. 責任明確原則。對于車船等交通費、業(yè)務招待費、手機費等必須誰發(fā)生誰報支， 不準代報，不準多人合并報支，如發(fā)生合并填單，一律以一人標準核報。施工 制作小組費用，由組長負責本組報銷。 15. 費用最低原則。若為同性二人同時外省出差，住宿費根據(jù)級別按單人標準核報。 若為長期外出（如現(xiàn)場制作、支援），除特殊情況外，一律乘坐公交車。 16. 費用劃分原則。對外省出差，住宿費單獨填制“差旅費”單據(jù)；交通費及市外補貼 在同一“差旅費”單據(jù)上填列，市外補貼以出差時間滿12小時起計算。 17. 費用清晰原則。各報銷單據(jù)上必須注明所屬部門。差旅費必須明確填寫所屬日期 及業(yè)務內(nèi)容，交通費寫明出差地點、時間、乘坐線路和車費，對于統(tǒng)一票價的 車票，寫明核報金額。嚴格保管各類費用憑據(jù)，不得以其他單據(jù)代替；手機費 必須寫明報銷月份和手機號碼和職務；業(yè)務招待費必須寫明招待客戶，陪客人 員姓名。否則一律退回不得報支。 18. 費用申請原則。業(yè)務招待必須事先申請，根椐權限經(jīng)部門經(jīng)理或主管總監(jiān)審批后 方可使用，未經(jīng)審批的一律不得報支，如有特殊原因，必須事先電話請示。凡 招待本公司職工的費用，原則上不得報支，如有特殊原因必須經(jīng)申請審批后使 用。 19. 費用上限原則。凡手機費額定報支在150元以上的人員，一律不得使用充值卡號 。對于外省出差的通訊費超支部分，在核定標準5倍以下的，30%由個人負擔， 70%由公司報銷，并提供漫游電話清單；超過核定標準5倍以上的，一律由個人 承擔。 20. 及時報支入帳原則。 21. 為保證財務核算的正確性、及時性，費用報支原則上當月費用當月報支，因出差 等原因，超出報支日期的應寫明情況，否則按下列標準： 22. 費用發(fā)生后，15天內(nèi)按照費用全額報銷； 23. 費用發(fā)生后，22天內(nèi)按照費用全額80％報銷； 24. 費用發(fā)生后，30天內(nèi)按照費用全額60％報銷； 25. 費用發(fā)生后，37天內(nèi)按照費用全額40％報銷； 26. 費用發(fā)生后，45天內(nèi)按照費用全額20％報銷； 27. 費用發(fā)生45天后，全額不得報銷。 28. 當月25日前費用一律在當月30日前報支，凡存在逾期費用全額入帳的，財務人員 承擔補交或追回不應予以報銷的部分。 29. 特殊情況：手機電話費報支一律按公司標準報銷，當月費用次月報支。 30. 預申報原則。 31. 各職能部門和分公司對數(shù)額較大或由于特殊原因而未支付的當月費用，應由各經(jīng) 辦人員將詳細清單在每月25日前交財務部備案，財務部據(jù)此作為費用預提，對 未在財務部備案的費用，財務部有權拒付。 三、費用開支計劃及監(jiān)管責任 32. 公司各職能中心、各分公司、各部門、各門店必須在每月底根據(jù)下月工作計劃制 定本部門費用開支預算，由財務中心匯總備案，經(jīng)公司辦公會議或總裁審批， 即為公司當月的費用開支預算，并下達各部門費用開支指標。 33. 公司對各種費用分類管理，并根據(jù)費用特性和公司實際情況進行定額和定率管理 ，各級責任人員對管理權限內(nèi)的費用負有監(jiān)管責任，并同績效考核掛鉤。公司 同時授予副總裁、分公司總經(jīng)理、各職能中心總監(jiān)對計劃內(nèi)費用開支的審批相 關權限。 34. 公司費用開支預算留有彈性，并根據(jù)實施情況調(diào)整或變更授權。 35. 審批權限及程序：凡公司費用開支預算內(nèi)審批程序為： 36. 費用由當事人或費用發(fā)生部門申請；并確保真實性、合理性。 37. 主管部門經(jīng)理或門店經(jīng)理審查確認；并確保真實性、合理性。 38. 財務部門審核審批流程的完整性、是否超預算等； 39. 對大額支出及超預算部分由總裁、副總裁、 職能中心總監(jiān)或分公司總經(jīng)理審批； 40. 出納檢查單據(jù)的完整性和合法性； 41. 付款。 42. 凡公司預算外開支，一律最后報總裁審批或授權副總裁審批。 四、人工費用管理 43. 人工費用包括所有人員基本工資（包括級差）、獎金、促銷費、飯貼、勞動保險 費等支出。 44. 人事部門確定各崗位的工資標準，對各門店、各經(jīng)營實體進行定編定崗，對各部 門、各門店基本工資、飯貼、勞動保險費進行總包干，即不能超過所定數(shù)額， 超過定額的需說明理由，并向分管副總裁申報批準后方可發(fā)放。 45. 各分公司根椐總部獎金發(fā)放標準及考核規(guī)定，人事行政部制定審核各部門獎金分 配方案，由人力資源中心審批存檔。獎金政策應能結合銷售額、毛利率或毛利 額等實行浮動性總額控制。 46. 財務管理中心、信息管理中心總監(jiān)對本中心和分公司職能人員所發(fā)生的人工費用 ，負第一責任；各分公司總經(jīng)理對（除上述兩個職能部門外）分公司范圍內(nèi)人 工費用負第一責任；其它職能中心總監(jiān)對本中心發(fā)生的人工費用負有第一責任 ，并對各分公司對口職能部門所發(fā)生的人工費用負監(jiān)控責任；人力資源中心總 監(jiān)和分管副總裁對公司全部人工費用負有總額控制責任。負第一責任人員應在 工資表、獎金發(fā)放表等人工費用支出表上簽字確認。 47. 人力資源部門編制工資表、獎金發(fā)放表等人工費用報表時應嚴格按部門編制且各 分公司格式統(tǒng)一，準確計算出各經(jīng)營實體真實的人工費用。人力資源中心對格 式的統(tǒng)一性負責，分公司人事行政部對金額的正確性負責，并負責準確計算個 人所得稅。分公司財務部經(jīng)理應審核各核算單位人工費用是否超出計劃標準， 并及時上報總部財務管理中心。 48. 開展促銷活動時，促銷費發(fā)放方案必須先經(jīng)由財務部同意，分公司總經(jīng)理審批后 方可開展。人力資源部門負責實施執(zhí)行，以加強對人工費支出的控制。促銷費 開支由營銷部統(tǒng)計銷售數(shù)據(jù)，經(jīng)財務部復核后交人事行政部統(tǒng)一編制，編制完 畢后返營銷部審核確認。 五、物流費用管理 49. 費用內(nèi)容： 物流費用包括 50. 運雜費用：指門店之間的商品調(diào)撥費用和配送費用等，包括：送貨車輛的通行費 、停車費、燃料費等；外叫人力車、機動車費用。 51. 保管費用：包括外倉租金、內(nèi)倉租金、倉庫人工費用以及其他有關倉儲支出等。 52. 由于物流費用受銷售情況影響較大，公司對物流費用依據(jù)銷售變化情況實行定率 管理，各分公司物流部門負責管理所屬物流費用，應提高效率，有效降低物流 費用，各分公司物流部門經(jīng)理對所屬各類物流費用發(fā)生負有第一責任， 物流管理中心是物流的綜合管理部門，負責整個集團物流開發(fā)和資源整合。 物流管理中心總監(jiān)應對所有發(fā)生的物流費用負有最終監(jiān)管責任。 53. 自有車輛按照物流管理中心的規(guī)定進行規(guī)范管理，對購買的燃料財務上必須進行 列帳處理，并根據(jù)每月實際耗用數(shù)進行核消；購燃料必須開具增值稅發(fā)票，并 按規(guī)定進行抵扣（成立物流公司的分公司除外）。長期外叫車輛應簽訂合同， 所有合同均需物流管理中心確認及備案，并交付一定數(shù)量的押金，并交分公司 財務部備案。 54. 分公司外借倉庫的租賃合同，必須經(jīng)物流管理中心總監(jiān)、集團總裁審批，報財務 管理中心備案后實施。 55. 物流部對車輛的管理必須符合物流管理中心的車輛管理要求。 56. 物流部在掌握車輛維護、用車、油耗情況基礎上，制定當月車輛費用開支計劃。 57. 油費報銷，需由駕駛員在發(fā)票背面注明行車起訖路程，由車輛管理人員根據(jù)里程 表、耗油標準、加油時間、數(shù)量、用車記錄復核，經(jīng)物流部經(jīng)理簽字驗核。 58. 對車輛實施中大維修前須提出書面報告，說明原因和預計費用，報銷時在發(fā)票上 列明詳細費用清單，由物流部根據(jù)車輛維修情況復核，經(jīng)物流經(jīng)理簽字驗核。 59. 駕駛員行車補助在工資中列支發(fā)放。 六、廣告費用管理 60. 費用內(nèi)容：包括各類媒體廣告及宣傳性支出，DM、展臺等支出以及應向廠方可收 部分的收入。 61. 營銷管理中心根據(jù)批準年度銷售計劃制定各分公司年度廣告收支計劃和成本預算 ，經(jīng)總裁審批后交連鎖管理中心及財務管理中心備案。 62. 連鎖管理中心根據(jù)營銷部門的年度支出計劃和成本預算，籌劃傳播途徑，分解廣 告費用并報公司總裁審批。 63. 各分公司營銷部根據(jù)年度廣告收支計劃，制訂每月廣告收支計劃，由分公司總經(jīng) 理審批，交財務部備案；分公司連鎖部負責籌劃傳播途徑，分解廣告費用。注 ：廣告回收計劃必須詳細到供應商、品類交財務部掛應收，應收廣告費必須得 到供應商確認。 64. 廣告費的回收由營銷部相關業(yè)務員負直接責任。 65. 財務部憑廣告成本預算和應收計劃進行支付，沒有應收計劃、超出預算和應收未 完成的，財務部有權停止付款。 具體詳見第八章有關條款 七、租賃費用管理 66. 租賃費，僅指營業(yè)場地租賃費，各門店租賃支出和各供應商租賃攤位以及店面轉(zhuǎn) 租、展示廳等租賃收入，不包括倉庫租賃費、辦公租金。 67. 連鎖管理中心根據(jù)公司發(fā)展需要負責門店的開發(fā)工作，包括選址、租賃費的談判 工作等；行政部負責審核合同條款的嚴謹性、合法性；租賃辦公場所和賣場經(jīng) 營用地、分公司的經(jīng)營場地租賃合同，店面轉(zhuǎn)租、設立展示廳等合同和協(xié)議， 必須經(jīng)連鎖管理中心總監(jiān)、集團總裁審批，租賃合同最終由總裁簽訂。 68. 合同簽定后原件必須交行政部統(tǒng)一管理，并由分公司財務部、分公司人事行政部 、分公司連鎖管理部、財務管理中心備案。 69. 合同簽訂后，租賃費的支出由人事行政部按合同負責支出審核；對于無合同的， 一律退回。財務部承擔復審工作，對于不符合同要求的一律拒付。 八、辦公費用管理 70. 辦公費用包括水電費、固定電話費、移動通訊費、辦公租金、辦公用品、其他行 政辦公費等。 71. 公司對辦公費用原則上實行預算責任包干制，總部各職能中心總監(jiān)，各分公司總 經(jīng)理對所屬單位發(fā)生的辦公費負第一責任，各分公司人事行政部門對所屬分公 司發(fā)生的辦公費用負有監(jiān)管責任，行政部對整個集團公司發(fā)生的辦公費用負有 監(jiān)管和控制責任。 72. 水電費。由行政部根據(jù)門店面積、季節(jié)變化制定各部門的控制標準，對于超過標 準的，由該部門自行分解承擔。標準的調(diào)整由部門提出申請，行政部最終審批 。水電費必須開具增值稅發(fā)票，供財務作為抵扣入帳。 73. 固定電話費。由行政部制訂使用標準，原則上與門店大小、銷售直接掛鉤；對于 超過標準的，由該部門自行分解承擔。標準的調(diào)整由部門提出申請，行政部最 終審批。 74. 移動電話費。由行政部制訂各崗位的核報標準，由使用人提出申請，各分公司人 事部按統(tǒng)一標準審核執(zhí)行。通訊費涉及漫游費造成超過標準的，根據(jù)出差事實 ，按公司財務制度執(zhí)行。 75. 辦公租金。分公司根據(jù)公司發(fā)展需要負責辦公場所選址、租賃費的談判工作等； 行政部負責審核租金的合理性、合同條款的嚴謹性、合法性；租賃合同最終由 總裁簽定。合同簽定后原件必須交行政部...
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