財(cái)務(wù)管理--發(fā)票的管理制度
財(cái)務(wù)管理--發(fā)票的管理制度 發(fā)票作為交易的合法憑證、提貨的主要依據(jù)，在購銷的環(huán)節(jié)都是最重要有效憑據(jù)之一 ，為保證公司資產(chǎn)的完整，避免產(chǎn)生不必要的損失，必須加強(qiáng)對發(fā)票的購買、領(lǐng)用、保 管的管理，現(xiàn)制定如下操作規(guī)定和管理制度，望相關(guān)部門和人員嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范流程和遵 守發(fā)票管理制度。 1. 費(fèi)用發(fā)票的管理 1. 定義。費(fèi)用發(fā)票指因購入的產(chǎn)品或獲取的勞務(wù)而取提的發(fā)票。 2. 管理規(guī)定。 1. 凡購入的產(chǎn)品或獲取的勞務(wù)必須取得合法的發(fā)票，取得的發(fā)票根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)粘貼于 公司印制的相應(yīng)報(bào)銷憑證后。 2. 對于真實(shí)、合法、合理但內(nèi)容不完整、計(jì)算有誤的發(fā)票，應(yīng)將其退回經(jīng)辦人，由其 負(fù)責(zé)將發(fā)票調(diào)換后再行報(bào)支。 3. 收到真實(shí)、合法、合理的發(fā)票，但發(fā)票金額小于報(bào)支金額的，按發(fā)票實(shí)際金額報(bào)支 。 4. 收到不真實(shí)、不合法的發(fā)票，財(cái)務(wù)必須拒絕報(bào)支。 5. 財(cái)務(wù)將費(fèi)用憑證和原始發(fā)票作為入帳的依據(jù)和附件，與記帳憑證裝訂成冊，按規(guī)定 年限保管。 3. 禁止條例。 1. 對于無法提供合法正確的原始發(fā)票的費(fèi)用，不得報(bào)銷；對于無法取得發(fā)票的，必須經(jīng) 主管部門經(jīng)理證明，財(cái)務(wù)管理中心審核后方可報(bào)支。 2. 對于無原始憑證的付款憑證（修正分錄除外），不得進(jìn)行帳務(wù)處理，即不得虛列支出 。 4. 處罰條例。 1. 費(fèi)用申報(bào)人提供虛假發(fā)票且造成公司損失的，除全額補(bǔ)償公司損失外，另處損失金 額30%且不低于100元的罰款。 2. 現(xiàn)金出納不嚴(yán)格保管原始發(fā)票，使費(fèi)用申報(bào)人無法進(jìn)行報(bào)銷的，由出納承擔(dān)該筆費(fèi) 用。 2. 進(jìn)貨發(fā)票的管理 1. 定義。指購進(jìn)商品用于銷售而獲取的發(fā)票（一律為增值稅發(fā)票），包括進(jìn)貨退貨獲取的 紅字發(fā)票，在我公司商業(yè)類公司進(jìn)貨必須獲得增值稅發(fā)票（手機(jī)卡除外）。 2. 管理規(guī)定。 3. 收到進(jìn)貨發(fā)票必須辦理簽收手續(xù)，公司內(nèi)部業(yè)務(wù)員與臺帳或結(jié)算員間轉(zhuǎn)讓進(jìn)貨發(fā)票 也必須嚴(yán)格進(jìn)行簽收，以明確責(zé)任。 4. 代為收取的進(jìn)貨發(fā)票應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交相應(yīng)的財(cái)務(wù)人員，并辦理簽收手續(xù)。 5. 收到進(jìn)貨發(fā)票必須進(jìn)行審核發(fā)票的真?zhèn)?，開具的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，記帳聯(lián)與抵扣聯(lián) 的一致性，對于有疑問的發(fā)票應(yīng)詢問財(cái)務(wù)人員辯別，對收到的假發(fā)票、開具錯(cuò)誤 、開具不規(guī)范和與進(jìn)貨不符的發(fā)票應(yīng)退回，退回發(fā)票進(jìn)也必須做好簽收手續(xù)。 6. 進(jìn)貨發(fā)票的供應(yīng)商名稱應(yīng)與進(jìn)貨、付款名稱一致，對于母子性質(zhì)的集團(tuán)供應(yīng)商必須 出具相關(guān)證明文件和委托文件（加蓋母子公司公章）。 7. 收到發(fā)票必須嚴(yán)格保管，在未確認(rèn)入帳前，保證發(fā)票記帳聯(lián)和抵扣聯(lián)的完整性。 8. 進(jìn)貨發(fā)票是商品所有權(quán)轉(zhuǎn)讓的證明，是付款的重要依據(jù)，進(jìn)貨發(fā)票必須及時(shí)處理， 自開票日起超過三個(gè)月的增值稅發(fā)票自動作廢。 9. 財(cái)務(wù)入帳后，增值稅發(fā)票的記帳聯(lián)必須作為相應(yīng)的記帳憑證附件，一并裝訂成冊， 按規(guī)定年限保管。 10. 增值稅發(fā)票入帳后，抵扣聯(lián)抽下另外整理安全存放，定期交稅務(wù)專員（或其他指定 人員）進(jìn)行抵扣聯(lián)錄入，每月月末結(jié)帳后，稅務(wù)專員必須核對帳務(wù)科目“應(yīng)交稅金 /應(yīng)交增值稅/進(jìn)項(xiàng)稅”本月發(fā)生額與抵扣聯(lián)總額是否一致，如有差異，必須找出原 因，防止發(fā)生抵扣聯(lián)遺失現(xiàn)象。 11. 抵扣聯(lián)錄入后應(yīng)按稅務(wù)規(guī)定裝訂成冊，并編號存檔并存放指定檔案室。 12. 進(jìn)貨增值稅發(fā)票遺失，必須向分公司財(cái)務(wù)部副經(jīng)理（分管核算），并及時(shí)與供應(yīng)商 聯(lián)系，若為電腦打印發(fā)票可到稅務(wù)所進(jìn)行認(rèn)證手續(xù)，誰遺失誰負(fù)責(zé)。 3. 禁止條例。 1. 不得根據(jù)開具錯(cuò)誤、開具不規(guī)范、與進(jìn)貨不符的發(fā)票進(jìn)行入帳處理。 2. 不得收取三不符發(fā)票（進(jìn)貨、結(jié)算、付款供應(yīng)商名稱不一）。 3. 未收到發(fā)票不得進(jìn)行結(jié)算帳務(wù)處理。 4. 發(fā)票未進(jìn)行結(jié)算帳務(wù)處理前，不得將發(fā)票記帳聯(lián)與抵扣聯(lián)拆分，防止出現(xiàn)遺失造成不 一致現(xiàn)象。 5. 不得將發(fā)票隨意擺放，抵扣聯(lián)錄入后不得隨意散放。 4. 獎(jiǎng)懲條例。 1. 每年對臺帳或結(jié)算員的發(fā)票管理入帳工作進(jìn)行檢查，若嚴(yán)格執(zhí)行上述規(guī)定，從不發(fā)生違 規(guī)操作的，獎(jiǎng)勵(lì)300元。 2. 發(fā)生進(jìn)貨發(fā)票（包括抵扣聯(lián)）遺失，造成無法抵扣的，由責(zé)任人補(bǔ)償稅金，并扣罰20 0元。 3. 增票隨意擺放，每發(fā)現(xiàn)一次，對保管責(zé)任人扣款100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。 4. 帳務(wù)科目發(fā)生額與抵扣聯(lián)金額不一致，查清原因，對責(zé)任人扣款100元；若發(fā)票管理員 據(jù)實(shí)不報(bào)的，對其扣款100元。 5. 增票移交不進(jìn)行簽收手續(xù)的，每發(fā)現(xiàn)一次對移交人扣款50元。 3. 銷售發(fā)票的管理 1. 定義。指銷售商品或提供勞務(wù)后向客戶開具的發(fā)票，包括增值稅發(fā)票（下稱增票）和普 通發(fā)票（下稱小票）。向供應(yīng)商進(jìn)行退貨時(shí)，應(yīng)開具退貨證明，由供應(yīng)商開具紅字發(fā) 票。 2. 增值稅發(fā)票的管理 1. 購買。增票只能由發(fā)票管理員購買，發(fā)票管理員根據(jù)實(shí)際用量進(jìn)行購買，其他任何人員 無權(quán)購買。 2. 領(lǐng)用。 1. 增票的領(lǐng)用人必須限于指定的少數(shù)人，且領(lǐng)用人限臺帳、門店財(cái)務(wù)主管、主管會計(jì) 和其他指定開票員（財(cái)務(wù)人員），收銀、出納和其他非財(cái)務(wù)人員一律不得領(lǐng)用。 2. 領(lǐng)用時(shí)必須在發(fā)票管理簿（稅務(wù)印發(fā)）上辦理簽收手續(xù)。 3. 領(lǐng)用人必須建立“增票領(lǐng)用歸還登記簿”。 3. 開具。 1. 增票只能由領(lǐng)用人開具，其他人員不得開具，出納在獲得準(zhǔn)許時(shí)臨時(shí)代為開具； 2. 將開具增票發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交客戶或供應(yīng)商時(shí)，必須由收取人在記帳聯(lián)上簽收。 3. 增票的開具必須符合法律規(guī)定，不得虛開、不得開具與實(shí)際貨物不一致的增票，必 須填寫完整，注明開具人姓名。 4. 保管。 1. 完全未使用的增票由發(fā)票管理員保管，且必須鎖入保險(xiǎn)箱內(nèi)； 2. 領(lǐng)用后的增票由領(lǐng)用人負(fù)責(zé)保管，營業(yè)終了后必須鎖入保險(xiǎn)箱內(nèi)；增票使用完畢， 按序排列，填寫封面。 3. 使用完畢的增票必須歸還發(fā)票管理員，發(fā)票管理員進(jìn)行審核增票的連續(xù)性、開具的 規(guī)范性，并在原領(lǐng)用人的“增票領(lǐng)用歸還登記簿上”辦理簽收手續(xù)，并在自身登記 簿上勾銷登記，經(jīng)稅務(wù)局消號后，按序按號存放于指定檔案室； 4. 另：電腦打印增票必須裝訂成冊，每100份裝訂成一冊，并打印開具匯總表，加蓋封 面后一齊裝訂，此工作由領(lǐng)用人負(fù)責(zé)，發(fā)票管理員監(jiān)督。存放要求同3） 5. 增票的紅沖與作廢。 1. 因增票開具錯(cuò)誤且財(cái)務(wù)尚未入帳的，可直接將增票作廢，每一聯(lián)次均需加蓋“作廢” 章。作廢發(fā)票必須保證聯(lián)次完整性、一致性，并按序粘貼，不得簡單用針別在一 起。 2. 對于因退貨或發(fā)票開具錯(cuò)誤且財(cái)務(wù)已入帳的，必須填寫相應(yīng)的紅字增票，將原發(fā)票 聯(lián)、抵扣聯(lián)附于紅字增票后，紅字增票上備注原發(fā)票的開具日期和號碼，只需撕 下記帳聯(lián)即可。 3. 不管是否財(cái)務(wù)已入帳，凡紅沖或作廢增票，必須收到原發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，缺 一不可，否則紅字發(fā)票的開具必須獲得對方稅務(wù)同意的“退稅證明”。 6. 換票。 1. 換票指客戶需要增值稅發(fā)票，但因條件限制無法當(dāng)即開出，或事后客戶要求換票的 ，先給客戶小票，等增票開具后再換回小票的行為。 2. 對顧客要求開具的增票，自收到日起，保管期最多為二個(gè)星期，二星期內(nèi)顧客未換 取的，將增票還與開票人，不得積壓。 3. 小票的換票期限為一個(gè)月，超過一個(gè)月的不得更換。 4. 門店應(yīng)在收銀臺顯要位置張貼以上二項(xiàng)須知。 5. 對于換回的小票，應(yīng)進(jìn)行紅沖，并將原小票貼粘于紅沖發(fā)票后，紅沖發(fā)票記帳聯(lián)與 增票記帳聯(lián)捏對，隨對帳單上交財(cái)務(wù)。不得將原小票與增票直接捏對。 6. 門店收到待換增票，需進(jìn)行登記，交付客戶時(shí)，由其在登記簿上簽收。 7. 換票工作由門店財(cái)務(wù)主管操作，門店財(cái)務(wù)主管嚴(yán)格保管增票，不得有遺失現(xiàn)象。 3. 普通發(fā)票的管理 1. 購買或印制。 1. 小票只能由發(fā)票管理員購買，發(fā)票管理員根據(jù)實(shí)際用量進(jìn)行購買，其他任何人員無權(quán) 購買； 2. 小票的印制必須經(jīng)稅務(wù)所批準(zhǔn)后，由發(fā)票管理員辦理相關(guān)的印制手續(xù)；印制發(fā)票由發(fā) 票管理員進(jìn)行驗(yàn)收、登記、保管工作。 2. 領(lǐng)用。 1. 發(fā)票管理員和門店財(cái)務(wù)主管必須設(shè)置“發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”。 2. 發(fā)票由發(fā)票管理員負(fù)責(zé)發(fā)放，若發(fā)票管理員不在應(yīng)授權(quán)指定人進(jìn)行發(fā)放工作。 3. 門店領(lǐng)用發(fā)票后，必須由領(lǐng)用人在“發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上簽收。 4. 發(fā)票應(yīng)由門店財(cái)務(wù)主管（無財(cái)務(wù)主管的，由臺賬負(fù)責(zé)，下同）進(jìn)行領(lǐng)用，填寫“小票 申領(lǐng)單”，若無法直接親自領(lǐng)用的，必須在申領(lǐng)單上注明授權(quán)人，經(jīng)授權(quán)的人員方 可進(jìn)行代為領(lǐng)用，否則發(fā)票管理不得發(fā)放。獨(dú)立核算門店若小票購買、印制后存放 于門店的，可不必填寫“小票申領(lǐng)單”，若由分公司統(tǒng)一保管的，也需填寫“小票申 請單”。 5. 門店財(cái)務(wù)主管應(yīng)注意發(fā)票的用量和庫存，制定小票安全庫存量（庫存足以滿足3天以 上銷售需要），對于低于安全庫存量的應(yīng)立即提出申領(lǐng)。 6. 門店財(cái)務(wù)主管根據(jù)銷售需要（滿足2天的銷售量），向收銀發(fā)放小票，必須由收銀在 “門店發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上簽收。臺帳根據(jù)后臺開票需要按需領(lǐng)用，即開具幾份 領(lǐng)用幾份，辦理簽收。除收銀、臺帳外，其他人一律不得領(lǐng)用。 7. 收銀領(lǐng)用小票后應(yīng)登記“發(fā)票領(lǐng)用歸還登記簿”，登記領(lǐng)用日期、小票號碼、份數(shù)或本 數(shù)。 3. 開具。 1. 小票實(shí)行“誰領(lǐng)用誰開具”，不得互相借用，收銀應(yīng)直接向門店財(cái)務(wù)主管領(lǐng)用。 2. 使用機(jī)打小票的，嚴(yán)格按操作要求進(jìn)行開具，有贈品的應(yīng)注明，贈送禮金券或讓利必 須加以注示，機(jī)打小票不得手工涂改，凡涂改的發(fā)票一律無效。 3. 手工開票的，嚴(yán)格按規(guī)定開具，開票內(nèi)容必須齊全，準(zhǔn)確填寫商品ID、品名規(guī)格、數(shù) 量、單價(jià)、金額、營業(yè)員、收款人，大小寫金額一致，有贈品的應(yīng)注明，贈送禮金 券或讓利必須加以注示。 4. 小票必須按真實(shí)的銷售單開具，不得虛開小票，對于不符規(guī)定的銷售單或違規(guī)開票指 示，收銀必須拒絕，并向門店財(cái)務(wù)主管匯報(bào)。 5. 收銀開具小票同時(shí)必須保證貨款全額收到，對于預(yù)收款的一律不得開具，嚴(yán)格禁止應(yīng) 收款銷售。 4. 小票的紅沖與作廢 基本同增票，對于不提供原始小票的，不得開具紅字小票。 5. 保管。 1. 發(fā)票管理員和門店財(cái)務(wù)主管必須嚴(yán)格保管未開具的小票，并根據(jù)使用需要加蓋發(fā)票專 用章，小票必須存放在帶鎖的房間或桌柜內(nèi)，不得隨意擺放。 2. 營業(yè)終了，對于未開具的小票應(yīng)存放在財(cái)務(wù)室內(nèi)，不得放在收銀臺，各門店財(cái)務(wù)室應(yīng) 提供帶鎖的柜子供收銀存放，門店財(cái)務(wù)主管（或臺帳）必須每天對發(fā)票進(jìn)行清對， 為明確各收銀責(zé)任，對未開具的小票應(yīng)包扎后存放，注明收銀員姓名，收銀應(yīng)自行 進(jìn)行登記存放數(shù)量。次日領(lǐng)取時(shí)，收銀進(jìn)行檢查封口和實(shí)際數(shù)量的完整性。 3. 收銀將一批次已開具完小票存根聯(lián)交回門店財(cái)務(wù)主管，機(jī)打小票每100份為一冊，裝 訂成冊，加蓋封面；門店財(cái)務(wù)主管審核發(fā)票的連續(xù)性、開票的規(guī)范性，審核無誤在 收銀的“發(fā)票領(lǐng)用歸還登記簿”上簽收，同時(shí)在自身的“門店發(fā)票領(lǐng)用收回登記簿”上 進(jìn)行登記工作。 4. 門店財(cái)務(wù)主管對于收回存根聯(lián)按序排列，并按月按號存放。小票存根聯(lián)在門店的保管 期限為半年至一年，半年后將小票上交公司發(fā)票管理員，上交小票時(shí)排列必須與領(lǐng) 用時(shí)的批次一致，以便于勾銷登記。上交時(shí)間為每年3月和9月。例：3月份上交上 年4月至9月的小票 5. 公司發(fā)票管理員按門店按序號存放存根聯(lián)，便于以后查用。 6. 公司發(fā)票管理員和門店財(cái)務(wù)主管每日必須清點(diǎn)庫存小票與登記簿庫存是否一致，發(fā)生 不一致必須查明原因，發(fā)生遺失必須立即報(bào)分公司財(cái)務(wù)部副經(jīng)理（核算）。 7. 小票遺失必須立即發(fā)布公告，通知相關(guān)倉庫人員，嚴(yán)密注意遺失小票，防止虛假提貨 現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)用遺失小票提貨的，立即通知門店經(jīng)理和財(cái)務(wù)主管，倉管人員對異常提 貨人員、一次性提貨在三件以上的，應(yīng)及時(shí)和收銀人員核實(shí)，收款情況；如屬支票 付款的，必須在財(cái)務(wù)主管簽字確認(rèn)支票必須到帳后，方可發(fā)貨。 4. 獎(jiǎng)懲條例 1. 獎(jiǎng)勵(lì)條例 1. 每年對門店進(jìn)行發(fā)票管理檢查，門店嚴(yán)格執(zhí)行上述規(guī)定，安全有序完整的保管發(fā)票， 發(fā)票的收發(fā)領(lǐng)用和監(jiān)控嚴(yán)密清晰，發(fā)票庫存與登記簿一致，嚴(yán)格執(zhí)行增票的調(diào)換工 作，小票不缺號、填寫準(zhǔn)確完整、裝訂整齊，查詢方便，且門店從不發(fā)生發(fā)票管理 不善狀況的，對門店財(cái)務(wù)主管獎(jiǎng)勵(lì)500元，由分公司財(cái)務(wù)副經(jīng)理（分管核算）簽發(fā) ；受獎(jiǎng)勵(lì)的門店中，若收銀、臺帳積極配合財(cái)務(wù)主管做好相關(guān)的工作的，對門店收 銀和臺帳獎(jiǎng)勵(lì)100元，由門店財(cái)務(wù)主管提出申請，由分公司財(cái)務(wù)副經(jīng)理（分管核算 ）簽發(fā)。 2. 發(fā)票管理員嚴(yán)格保管各類發(fā)票存根聯(lián)、抵扣聯(lián)，并對門店加強(qiáng)監(jiān)控，存根聯(lián)保存有序 、整齊，發(fā)票庫存量與登記簿一致，當(dāng)年未發(fā)生發(fā)票遺失現(xiàn)象，對發(fā)票管理員獎(jiǎng)勵(lì) 500元。 2. 處罰條例 1. 不按實(shí)、完整、連續(xù)進(jìn)行發(fā)票收發(fā)領(lǐng)用的登記工作，每發(fā)現(xiàn)一次對相關(guān)登記責(zé)任人（ 發(fā)票管理員、財(cái)務(wù)主管、收銀）扣罰100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以除名。 2. 未開具的發(fā)票隨意擺放，每發(fā)現(xiàn)一次，對保管責(zé)任人扣款100元，發(fā)現(xiàn)三次以上予以 除名。 3. 發(fā)票存根聯(lián)保管凌亂、不按序排號、裝訂的，每發(fā)現(xiàn)一次，根據(jù)情節(jié)對門店財(cái)務(wù)主管 扣罰50—100元...
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