知識管理導入實例
知識管理導入實例 — Part I 2
■ 前言 2
■ 計劃目的 2
■ 使命與宗旨 3
■ 導入策略 3
■ 核心流程 4
■ 執(zhí)行方法KM-5W 5
知識管理導入實例 — Part II 7
■ 建立專案組織 7
■ 提出預期目標 8
■ 導入前的企業(yè)診斷 9
■ 建立學習型組織 10
知識管理導入實例 — Part III 11
■ 知識管理的導入流程與專案時程規(guī)劃 11
知識管理導入實例 — Part IV 14
■ 知識管理系統(tǒng)與架構(gòu)規(guī)劃 14
■ 企業(yè)入口網(wǎng)站 16
■ KM診斷精靈 17
■ 核心專長發(fā)掘系統(tǒng) 17
知識管理導入實例 — Part V 18
■ 實體與虛擬知識社群建立 18
■ 企業(yè)智庫中心建立 21
知識管理導入實例 — Part VI 22
■ 知識行銷創(chuàng)造競爭優(yōu)勢 22
■ 導入成效追蹤機制建立 24
■ 結(jié)論 26

知識管理導入實例 — Part I

■ 前言
企業(yè)在規(guī)劃如何導入知識管理前，必須先了解知識可以帶來的價值。資料經(jīng)過處理、分析後，可以變成有用的資訊；資訊經(jīng)過審核、分類後，可以變成有價的知識；而知識經(jīng)過行動、驗證後，便可以協(xié)助企業(yè)變成智慧型企業(yè)，創(chuàng)造利潤、降低成本、提高競爭力，產(chǎn)生有形與無形的價值。
【知識】是指能協(xié)助個人、企業(yè)或團體創(chuàng)造智慧與價值的有用資訊。
知識可分成內(nèi)隱知識(Tacit Knowledge)與外顯知識(Explicit Knowledge)。所謂內(nèi)隱知識，系指包括企業(yè)、經(jīng)營者或員工的經(jīng)驗、技術(shù)、文化、習慣等。外顯知識，則包括一切以文件、手冊、報告、程式、圖片、聲音、影像等方式呈現(xiàn)的知識，不論是傳統(tǒng)的書面文件，或電子化後的檔案。
企業(yè)除了要妥善管理知識、創(chuàng)造知識的價值外，也必須讓企業(yè)變成智慧型的企業(yè)。知識(Knowledge)與智慧(Intelligence)的分野是：知識是將許多有用的資料，經(jīng)過處理、分析、審核、分類後所產(chǎn)生，而智慧則是知識經(jīng)過行動、驗證後，產(chǎn)生有價值的結(jié)果或效益。因此，企業(yè)不僅需要知識管理，更應朝向如何讓企業(yè)變得更有智慧。
【知識管理】是指能協(xié)助企業(yè)組織或個人(People)，透過資訊科技(Technology)，將知識經(jīng)由創(chuàng)造、分類、儲存、分享、更新，并為企業(yè)或個人產(chǎn)生實質(zhì)價值的流程(Process)。
企業(yè)要成功導入知識管理，需要掌握幾個關(guān)鍵因素：
• 如何建立將內(nèi)隱知識轉(zhuǎn)換為外顯知識的機制
• 如何建立主動讓員工愿意主動分享知識的機制
• 如何建立完整的企業(yè)智庫中心，其中應包括實體知識社群與虛擬知識社群
• 如何建立學習型組織，讓企業(yè)以智慧型的決策創(chuàng)新品質(zhì)，創(chuàng)造價值
• 如何建立完整的知識傳遞(分享)機制，即企業(yè)內(nèi)部之知識傳遞(IntraKnowledge)、企業(yè)與網(wǎng)路間之知識傳遞(InterKnowledge)，以及企業(yè)與企業(yè)間之知識傳遞(ExtraKnowledge)

■ 計劃目的
英齊資訊於2001年1月成立知識管理籌備小組，初期以虛擬團隊組織為基礎(chǔ)，輔以專業(yè)顧問的訓練與諮詢，此團隊核心成員已順利規(guī)劃公司內(nèi)部知識管理導入及管理的機制，以協(xié)助組織成員(People)透過資訊科技(Technology)，將知識經(jīng)由創(chuàng)造、分類、儲存、分享、更新，并為企業(yè)或個人產(chǎn)生實質(zhì)價值的流程(Process)的知識管理過程，以塑造公司分享、學習的組織文化，進而將學習後的分析結(jié)果化為實踐的力量，爭取知識管理專案機會。英齊資訊導入知識管理第一階段的成果將於六月叁十日呈現(xiàn)在企業(yè)入口網(wǎng)站，本期開始將逐步與各位朋友分享知識管理的導入經(jīng)驗。

■ 使命與宗旨
英齊資訊決定進行知識管理導入計劃後，經(jīng)由公司最高主管訂下知識管理的計劃使命，便開始展開：
• 協(xié)助企業(yè)對知識管理的共同認知
• 架構(gòu)企業(yè)內(nèi)部知識管理的組織、流程與技術(shù)平臺
• 利用網(wǎng)路科技行銷公司的核心優(yōu)勢
• 落實網(wǎng)路教學於企業(yè)內(nèi)部，形成學習組織
而在這同時，公司最高主管也訂下整個知識管理導入計劃的宗旨：
• 企業(yè)全面導入知識管理
• 企業(yè)網(wǎng)路教學機制導入
• 網(wǎng)路行銷創(chuàng)造競爭優(yōu)勢

■ 導入策略
綜合英齊資訊提供的計劃目的、使命與宗旨後，我們擬出一套具體的知識管理推動策略：
• 以「知識管理」導入企業(yè)，建構(gòu)一個分享知識、創(chuàng)新品質(zhì)的企業(yè)
• 以「知識行銷」向外拓展，開辟具有競爭優(yōu)勢、創(chuàng)造利潤的商機

企業(yè)進行知識管理導入時，最大的阻礙并非資訊科技的導入或管理階層的決心，而是員工對於知識分享的認知與配合度。員工擔心當他們把自己辛苦獲得或因時間而累積的知識分享給其他同仁後，將有位置被取代，甚至工作朝不保夕的可能，所以在資訊科技導入後，并無法立竿見影地看出知識管理的成效。因此，如何透過一套切實可行的方法和機制，來發(fā)掘隱藏在組織中的內(nèi)隱知識，將是企業(yè)知識管理導入最需考量的重點。
下圖是英齊資訊導入知識管理的計劃執(zhí)行流程：


■ 核心流程
在上圖的執(zhí)行流程中，我們提到執(zhí)行KM的核心流程，這是知識管理導入過程中，非常關(guān)鍵的步驟。這些核心步驟包括：
• 創(chuàng)造、分類、儲存、分享、更新、價值。
因此，無論企業(yè)導入知識管理的過程中存在多少文化差異或策略差異，掌握知識管理的核心流程，并且清楚每個流程的執(zhí)行關(guān)鍵，對於知識管理的導入結(jié)果便不致產(chǎn)生偏差。
知識創(chuàng)造： 知識創(chuàng)新的源頭并非僅局限在企業(yè)內(nèi)部，企業(yè)應建立一個廣納企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)間以及企業(yè)外部知識來源的機制
知識分類與儲存： 知識由內(nèi)隱到外顯的引導過程中，不應將外顯知識僅局限在文件檔案的儲存與管理，應包括個人的核心專長，如訓練、著作、專利、證照的儲存，也應包括將思考化成文字的知識社群機制。而文件檔案，也不應只是文字檔案，尚應包括簡報檔、影像檔、聲音檔、圖形檔等。
知識分享： 知識經(jīng)過大量傳播後，才易產(chǎn)生價值，因此企業(yè)必須建立開放性的線上學習與知識傳播機制
知識更新： 建立能讓寶貴的經(jīng)驗與知識不斷更新的企業(yè)智庫和知識顧問團隊，是企業(yè)永保知識鮮活的重要機制
知識價值： 透過專業(yè)的知識行銷，將知識分享給有需要的個人或企業(yè)，才能讓知識的價值真正產(chǎn)生，進而協(xié)助企業(yè)創(chuàng)造知識利潤
知識管理的導入，必須充分結(jié)合最新的資訊科技應用，同時為了迅速協(xié)助企業(yè)取得競爭優(yōu)勢，運用虛擬團隊運作與資源整合，將可讓企業(yè)在最短時間取得最專業(yè)的趨勢領(lǐng)導地位。
綜合以上的核心流程與執(zhí)行關(guān)鍵，可以簡單以下圖來表示


■ 執(zhí)行方法KM-5W
本專案規(guī)劃一個KM-5W的執(zhí)行方法，強調(diào)在既定的知識管理導入策略與核心流程下，如何在不同的導入時間(When)，透過不同的成員組織(Who)，以適當?shù)膱?zhí)行方法(How)，應用不同的資訊平臺或工具(Where)，執(zhí)行計劃中的任務(What)。實際上，這個兼顧企業(yè)組織、流程、技術(shù)、策略與目標的執(zhí)行方法，將可提供其他企業(yè)導入知識管理的參考選擇。
下表是英齊資訊導入知識管理的執(zhí)行方法規(guī)劃略表，從本表開始衍生的專案管理時程表等進度管制圖，將於下一期PartII的「導入流程與專案時程規(guī)劃」中進一步描述。


　
知識管理導入實例 — Part II

■ 建立專案組織
企業(yè)一方面藉教育訓練凝聚共識，同時也必須成立一專責的知識管理導入組織，其中應包括承擔知識管理成敗責任的知識長CKO，此職位建議由公司資深高階主管，或人力資源主管擔任；而企業(yè)所有一級主管在導入過程中，必須賦予推動小組的任務，扮演積極參與的領(lǐng)導角色。
除此之外，導入組織還需包括知識經(jīng)理(KM manager)負責主要的執(zhí)行任務與流程掌控；學習經(jīng)理(Learning manager)隨時補充最新的知識學習能量；技術(shù)經(jīng)理(Technical manager)則針對企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的系統(tǒng)架構(gòu)，決定選用的知識管理平臺；行銷經(jīng)理則針對知識管理導入後的成果進行知識行銷。值得注意的是，僅在企業(yè)內(nèi)部成立知識管理專案組織還不夠，更必須與企業(yè)外部的專業(yè)顧問團隊(Consultant)協(xié)同，一起進行整個知識管理專案的推動，才能使整個知識管理導入的策略與專業(yè)維度多元化。
下圖是英齊資訊正式以任務編組成立的知識管理專案組織及重要執(zhí)掌。


■ 提出預期目標
企業(yè)內(nèi)部如果對知識的定義、知識的價值、知識管理的導入流程看法不一，將無法迅速凝聚共識，對於導入知識管理將會形成阻礙。因此，在企業(yè)確認要導入知識管理的決心後，必須開始針對企業(yè)員工、整體組織進行一連串有系統(tǒng)的規(guī)劃，包括進行教育訓練凝聚共識、成立專案組織分層推動、擬定具體可量化的預期目標。
下表是英齊資訊知識管理導入小組在進行知識管理導入前，針對個人所負責的工作項目提出的預期目標。

知識管理導入實例