檔案管理規(guī)定

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檔案管理規(guī)定
檔案管理規(guī)定 第一章 總則 第一條 為加公司檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司合法權(quán)益,特制訂本規(guī) 定。 第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管 理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊 、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式 的歷史記錄。 第三條 公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。 第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級保管、分級查閱的原則,進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。 第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé) 第五條 公司各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作(即資料員)。 第六條 檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),辦公室負(fù)責(zé)接收,收集、整理、立卷、保管由附 件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作,并監(jiān)督各部門、各下屬子公 司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。 第七條 辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學(xué)手段,逐步實現(xiàn) 檔案管理現(xiàn)代化。 第三章 檔案的管理 第八條 整理辦法: 1. 方法:以問題特征為主,立小卷,一事一卷。 2. 步驟: A. 收集 文書檔案:當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。 企業(yè)科技檔案類:立竣工工程卷,未竣工工程資料整理成冊。 B. 整理 根據(jù)分類和成立時間整理。 C. 分類 根據(jù)下述分類方法分類 D. 立卷 區(qū)分不同價值確定保管期限:永久、長期、短期。 第九條 過程管理: 1. 屬于公司保管的檔案:公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的 預(yù)立卷工作,并在事件結(jié)束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立 卷的文件整理成冊移交辦公室保管,任何人不得據(jù)為己有。 2. 屬部門保管的檔案:在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室,各分級保管 者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。 第十條 監(jiān)督:辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄,進(jìn)行定 期或不定期的檢查,來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。 第十一條 銷毀:須報總經(jīng)理批準(zhǔn),銷毀時應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷,并在清單上簽字。 第十二條 公司檔案的分類及編號:指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后,按有關(guān)檔案分類及編號要 求操作。 第十三條 在業(yè)務(wù)中對外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。 第十四條 借閱:因公司需要借閱文檔的,應(yīng)填好檔案查閱單,員工不得隨意外帶有關(guān)公司 重要的文件材料,確因工作需要外帶,需辦理檔案外借手續(xù),經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后 ,方可帶出,用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復(fù)制 、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。 第十五條 分級查閱:具體的查閱分檔,公司擁有絕對的制定權(quán)。 第四章 檔案備份制度 第十六條 公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。 第十七條 各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作,便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對存入 電腦的資料、檔案,按《計算機(jī)管理辦法》管理。 第十八條 備份盤與源盤應(yīng)分開存放,公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。 第五章 處理條例 第十九條 有下列行為之一,據(jù)情節(jié)輕重,給予50~500元扣薪處理,若構(gòu)成犯罪依法追究刑 事責(zé)任: 1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案 2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案 3. 涂改、偽造檔案 4. 未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者 5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰) 第六章 責(zé)任 第二十一條 本制度適用于偉凡公司各員工各部門。 第二十二條 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司辦公室,第一責(zé)任人為各部門指定的資料員;第二 責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。
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