企業(yè)里有句牢騷話，“老板老板，老是板著臉；總裁總裁，總是在裁人”。似乎老板總裁們心理都不正常。其實(shí)，換位思考就會(huì)發(fā)現(xiàn)，經(jīng)營事業(yè)、布局下棋的人都是寂寞的。他們是渴望人才，迫切需要得力助手和幕僚機(jī)構(gòu)的。

　　總裁辦，也有稱之為“總經(jīng)辦、總辦”之類，顧名思義，凡是集團(tuán)公司里屬于“總字輩”的，都得與之發(fā)生聯(lián)系。其中關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，盤根錯(cuò)節(jié)，真可謂是職場戰(zhàn)略要地。而其要害則在于必須成為總裁的得力幕僚機(jī)構(gòu)，使前面那句話變成“老板老板，老是向命運(yùn)叫板；總裁總裁，總是有人才”。

　　然而在咨詢過程中，我們發(fā)現(xiàn)現(xiàn)實(shí)中的老板們很少有不板著臉的時(shí)候。為什么？難道他們沒有總裁辦？總裁辦的人不努力？沒有執(zhí)行力？……現(xiàn)實(shí)的問題是，許多企業(yè)老板對(duì)“總辦”發(fā)揮的功能感到十分不滿。因此，“總裁辦”這個(gè)看上去很美的機(jī)構(gòu)，老板們將其當(dāng)成“出氣筒”；兄弟部門稱其“吃閑飯”；處在其中又左右為難，無法自拔，陷入無奈的泥潭。

　　有人認(rèn)為總裁辦的功能是協(xié)調(diào)，但很多人在協(xié)調(diào)的無奈中迷失自我；有人認(rèn)為總裁辦的功能是督導(dǎo)稽核，但很多人在稽核的過程中陷入瑣碎，眉毛胡子一把抓；有人認(rèn)為總裁辦的功能是戰(zhàn)略，但很多人在戰(zhàn)略的把控中失去了分寸……是風(fēng)生水起還是四面楚歌、是戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢還是得意忘形？甚至富有經(jīng)驗(yàn)的職業(yè)經(jīng)理人在面對(duì)這份工作時(shí)，都會(huì)在理性與非理性中左右徘徊、搖擺不定。

　　然而，稱職的總裁辦人員總能敏銳地探究其中的奧妙，對(duì)企業(yè)的全局有所把握，準(zhǔn)確地預(yù)測與把控下一步的動(dòng)作，在不露聲色中成為老板們瞬刻不離、無可替代的關(guān)鍵人物。

　　總裁辦所從事的是“承上啟下、繼往開來”的工作，也就是既要讓老板放心，又要讓各方舒心；既要為老板的理念想法出謀劃策，成為得力幕僚，又要關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)控制，進(jìn)行公司資源的合理分配；既要從全局宏觀面審視企業(yè)的流程體系，又要對(duì)企業(yè)微觀面日常工作及細(xì)節(jié)進(jìn)行仔細(xì)稽核；除此之外，還要兼顧總裁辦的日常管理事務(wù)。而這些往往需要從業(yè)者深厚的職業(yè)素養(yǎng)功底以及對(duì)總裁辦工作的清晰理解和明晰定位，才能跳出執(zhí)行力的泥潭，贏得老板們的贊賞，真正發(fā)揮總裁辦的功用。

　　功用一：戰(zhàn)略與經(jīng)營規(guī)劃

　　總裁辦與其他部門的最大不同之處就在于其工作交流對(duì)象是企業(yè)的老板和管理高層。離老板和高管很近，也就意味著離企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略很近。但在現(xiàn)實(shí)中，并不是所有的總裁辦都具有企業(yè)戰(zhàn)略與經(jīng)營規(guī)劃的職責(zé)和功能。多種因素造成了這一現(xiàn)象。其中最大的原因是企業(yè)老板對(duì)總裁辦能承擔(dān)職責(zé)的期望偏低，以及總裁辦工作人員對(duì)自身定位的理解缺失所致。

　　立志成為老板得力幕僚機(jī)構(gòu)的“總裁辦”，一定不能讓戰(zhàn)略與經(jīng)營規(guī)劃的職責(zé)“花落旁家”，應(yīng)把握一切可乘之機(jī)，就企業(yè)運(yùn)營實(shí)況及下一步經(jīng)營提出職業(yè)性的建議，將老板抽象的理念變?yōu)榭蓤?zhí)行的具體措施，并提供方法與工具協(xié)助各子公司或部門努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

　　總裁辦的“戰(zhàn)略與經(jīng)營規(guī)劃”可細(xì)分為“戰(zhàn)略企劃”與“過程管控”兩方面。在戰(zhàn)略企劃層面上，總裁辦的主要功用是匯總各相關(guān)單位的信息資料，全局審視企業(yè)的戰(zhàn)略方向是否正確而富有可執(zhí)行性，并形成建議報(bào)告向老板匯報(bào)。比如，企業(yè)營業(yè)目標(biāo)的設(shè)定是否科學(xué)，其依據(jù)是什么？是老板拍腦袋的結(jié)果還是建立在數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上的。

　　“過程管控”層面則是在企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)確定之后，將企業(yè)的戰(zhàn)略分解到各相關(guān)單位，并對(duì)其實(shí)際層面的工作進(jìn)度進(jìn)行有效的管控。卓有成效的總裁辦人員都會(huì)對(duì)“過程管控”非常重視。一個(gè)很重要的原因就是“過程管控”實(shí)實(shí)在在地牽涉到企業(yè)本身的所有業(yè)務(wù)運(yùn)作。企業(yè)各部門能否在計(jì)劃的時(shí)間內(nèi)一鼓作氣地完成關(guān)鍵的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是決定企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)成敗的“命門”所在。

　　為了實(shí)現(xiàn)“戰(zhàn)略與經(jīng)營規(guī)劃”這一功能，總裁辦人員任重而道遠(yuǎn)。他們需要熟悉企業(yè)產(chǎn)品、市場、研發(fā)、品質(zhì)保障、成本控制等等每個(gè)方面，才能站在全局的層面上看得清、望得遠(yuǎn)。除此之外，在各部門心力交瘁、無計(jì)可施的時(shí)候，總裁辦人員還需要承擔(dān)起咨詢顧問的角色，提供方法建議或措施工具指導(dǎo)協(xié)助其完成任務(wù)。如當(dāng)市場部門還在為開拓客戶市場深深苦惱，不知從何下手時(shí)，總裁辦就可以建議采用相應(yīng)的新老客戶/產(chǎn)品矩陣分析方法,并指導(dǎo)市場部門詳盡地分析公司各產(chǎn)品在新老客戶的分布,從中抓出關(guān)鍵產(chǎn)品與關(guān)鍵市場。

　　功用二：流程體系的維護(hù)與完善

　　經(jīng)常與老板對(duì)話的咨詢顧問們會(huì)發(fā)現(xiàn)一種有趣而值得深思的現(xiàn)象。讓老板放心的人，往往是具有全局觀念、專業(yè)度高、與老板擁有共同的語言體系的人。令人遺憾的是，大多數(shù)人并沒有意識(shí)到自己應(yīng)該向這種方向努力，也許是缺乏勇氣或信心。

　　企業(yè)戰(zhàn)略的達(dá)成，不僅僅在于規(guī)劃，而且在于執(zhí)行。幕僚人員應(yīng)該清晰地認(rèn)識(shí)到戰(zhàn)略的執(zhí)行在于每一個(gè)流程的把控。當(dāng)然我們不否認(rèn)，任何企業(yè)在經(jīng)過多年市場的考驗(yàn)后，都擁有一套頗具特色的流程和方法論。然而，這套看上來行之有效的方法真的有那么美，還是自我感覺良好呢？其實(shí)這個(gè)問題一直是企業(yè)老板心中的一個(gè)癥結(jié)。變革吧？以前一直是這樣從小做大的。不變革吧？這個(gè)攤子以后能不能順利交班，又是一個(gè)疑問。

　　在老板左右為難的時(shí)候，總裁辦的另一項(xiàng)功能便浮出了水面，那就是流程體系的完善與維護(hù)。所謂流程體系，即是指為了給特定的顧客或市場提供特定的服務(wù)而精心設(shè)計(jì)的一系列活動(dòng)。因此，維護(hù)和完善流程體系，就是對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略、增值營運(yùn)流程，以及支撐它們的系統(tǒng)、政策、組織、結(jié)構(gòu)等進(jìn)行有效地重塑，以達(dá)到工作流程和生產(chǎn)效率的最優(yōu)化。

　　為了實(shí)現(xiàn)這一功用，總裁辦人員需要從全局視野出發(fā)，描繪出以產(chǎn)品為核心的公司總流程（部門劃分的依據(jù)），再從總流程引申出子流程（部門內(nèi)部職責(zé)及分工的依據(jù)），并搜集相關(guān)資料和數(shù)據(jù)一步一步地進(jìn)行系統(tǒng)分析，抓出企業(yè)問題的關(guān)鍵所在——即關(guān)鍵流程。關(guān)鍵流程應(yīng)該是目前績效低下、地位重要、落實(shí)可行的。關(guān)鍵流程的抓出，能為企業(yè)下一步管理工作樹立針對(duì)性地改善目標(biāo)。

　　這對(duì)總裁辦人員的素質(zhì)和專業(yè)程度提出了很高的要求。因此，總裁辦的管理者不僅需要在辦公室中進(jìn)行行政作業(yè)，還需要走出去，熟知業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)知識(shí)，經(jīng)得起其他直線部門發(fā)起的挑戰(zhàn)！需要知道的是，不懂流程和系統(tǒng)，老板是不會(huì)放心你去做事的。

　　功用三：稽核督導(dǎo)

　　稽核督導(dǎo)工作是總裁辦天生的職能。作為幕僚機(jī)構(gòu)，我們是有義務(wù)和必要去減輕老板們身上的重?fù)?dān)，至少能讓老板們的精力用在重要事情的決策上。因此，總裁辦的稽核督導(dǎo)，實(shí)質(zhì)上就是一層過濾網(wǎng)，過濾掉瑣碎無效的行政、例行等事務(wù)信息，使關(guān)鍵信息及時(shí)地呈現(xiàn)在老板們面前。

　　現(xiàn)實(shí)中，有些總裁辦的人員辛辛苦苦地進(jìn)行稽核工作，但毫無結(jié)果建樹。究其原因在于眉毛胡子一把抓，沒有稽核到點(diǎn)上，只是將部門遞交上來的信息進(jìn)行匯總，簡單地往上傳遞。這樣的結(jié)果降低了自身的價(jià)值，加重了總裁的負(fù)擔(dān)，實(shí)在是不明智的舉動(dòng)。

　　因此，稽核的過程在于敏銳地抓出各部門遞交上來的資料上的漏洞或掩飾之處，抓住關(guān)鍵控制點(diǎn)，并結(jié)合實(shí)際工作情況，緊緊追查督促，打破沙鍋問到底，要有勇氣挑戰(zhàn)直線部門。這樣的稽核才不會(huì)認(rèn)認(rèn)真真走形式。

　　稽核的結(jié)果在于督導(dǎo)，稽核出了結(jié)果，就要布置下一步的督促和追蹤計(jì)劃。每一次討論的結(jié)果，直線部門是不是去執(zhí)行了、執(zhí)行是不是到位了，相對(duì)上一次進(jìn)步了多少等等，都需總裁辦的人員瞪大眼睛去看。只有總裁辦人員瞪大了眼睛，問題才不會(huì)越積越多，關(guān)鍵控制點(diǎn)就會(huì)越理越清晰，流程才會(huì)越來越順暢，下面的人工作才會(huì)有壓力和動(dòng)力，老板的常規(guī)事務(wù)才會(huì)越來越少。

　　總之稽核工作做到位，企業(yè)的執(zhí)行力就會(huì)提高，于人于已于企業(yè)，百利而無一害。

　　功用四：風(fēng)險(xiǎn)控制

　　企業(yè)經(jīng)營過程中，一定會(huì)有與許多風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行親密接觸的機(jī)會(huì)。經(jīng)營者只要一著不慎，就會(huì)全盤皆輸，乃至慘淡收?qǐng)?，留下令人遺憾的結(jié)局。

　　在這個(gè)風(fēng)云變幻的時(shí)代，企業(yè)經(jīng)營者一方面需要偉大的勇氣去開拓新市場、發(fā)掘新機(jī)會(huì)，一方面又需要謹(jǐn)慎的態(tài)度去控制潛在的風(fēng)險(xiǎn)和危機(jī)。因此，老板們的每一個(gè)決策，實(shí)際上都是艱難的選擇，是與自己的一場激烈的較量。

　　老板們的抉擇是對(duì)是錯(cuò)？作為下屬，我們沒有可能找到一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)答案進(jìn)行判斷。那么，剩下我們能做的事，就是盡可能地將相關(guān)決策資料進(jìn)行詳細(xì)地整理分析，以數(shù)據(jù)和客觀事實(shí)作依據(jù)，提供盡可能理性的建議供老板參考，以降低老板們頭腦發(fā)熱的概率，使風(fēng)險(xiǎn)得以回歸控制范圍之內(nèi)。

　　由于“崗位職責(zé)的大小”與“離老板的距離的遠(yuǎn)近”在很大程度上成“反比”關(guān)系，因此總裁辦就應(yīng)當(dāng)部分或全部擔(dān)負(fù)起“風(fēng)險(xiǎn)控制”這一功能，想老板之所未想，提高風(fēng)險(xiǎn)與危機(jī)意識(shí)，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制的能力，建立并完善內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)防范體系和危機(jī)處理機(jī)制，使老板們的決策更加準(zhǔn)確，戰(zhàn)略方向更加明晰，管理環(huán)境更加安全。

　　功用五：公司資源分配

　　任何企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的達(dá)成都需要資源的充分和有效利用。許多企業(yè)在規(guī)劃戰(zhàn)略目標(biāo)時(shí)，往往會(huì)步入一個(gè)陷阱，即只對(duì)公司的成長目標(biāo)投入太多的精力和興趣，而沒有系統(tǒng)地審思實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)需要配置多少資源，更沒有進(jìn)一步地制定與目標(biāo)實(shí)現(xiàn)配套的資源分配計(jì)劃。這樣就會(huì)使企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)變得很虛幻，只是“看不上很美”，不能給企業(yè)帶來任何幫助和指導(dǎo)。

　　由于缺乏明確而有力的資源分配計(jì)劃，企業(yè)內(nèi)部各利益方常常會(huì)就資源的爭取進(jìn)行摩擦與吵鬧，進(jìn)一步使資源配置不合理，從而導(dǎo)致公司目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)。

　　總裁辦作為老板的左右手，就應(yīng)站在經(jīng)營者的角度去看待資源分配這一問題。企業(yè)要在競爭中贏得市場，需要重視經(jīng)營過程的每一個(gè)環(huán)節(jié)、產(chǎn)品的種類與品質(zhì)、客戶的滿意、成本的降低、渠道通路的開拓等等，都需要不同的資源去滿足。但企業(yè)擁有的資源有多有少，不可能擁有滿足所有戰(zhàn)略計(jì)劃的資源。因此，我們可以主導(dǎo)的則是如何將有限的資源分配到企業(yè)最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)、最具價(jià)值的環(huán)節(jié)，提高資源利用的最大化，也就是我們常說的“好鋼用在刀刃上”。

　　因此，總裁辦應(yīng)該清楚地了解公司的戰(zhàn)略目標(biāo)及市場定位，合理地分析新、老客戶與傳統(tǒng)產(chǎn)品、新產(chǎn)品之間的關(guān)系，找出產(chǎn)品及市場未來的發(fā)展方向，進(jìn)行合理地資源布局，并以數(shù)據(jù)和客觀事實(shí)為基準(zhǔn)，形成專業(yè)性的報(bào)告建議，供總裁們參考，輔助企業(yè)老板們實(shí)現(xiàn)事業(yè)的永續(xù)經(jīng)營。

　　功用六：日常管理事務(wù)

　　總裁辦除了需要出色地完成上述五大功能之外，還應(yīng)該將辦公室內(nèi)部事務(wù)做到位。“攘外必先安內(nèi)”，如果總裁辦內(nèi)部人心渙散、日常事務(wù)亂成一團(tuán)，想要指望這樣的辦公室去完成上述任何一項(xiàng)重要功能，無疑是天真的想法。

　　總裁辦內(nèi)部合理的分工，職責(zé)的明晰、制度的健全、資料的管理以及日常5S的良好運(yùn)作，都能讓總裁辦的效率得到提升，有力地支撐上述五大功能的實(shí)現(xiàn)，最終贏得老板的賞識(shí)和尊重。

　　有人說，一位優(yōu)秀的總裁辦主任一定是一個(gè)完美主義者。我比較贊同這一觀點(diǎn)。老板的思維可能會(huì)瞬息萬變，總裁辦就得跟得上老板的思路，甚至需要比老板快一拍；老板有了觀念和設(shè)想，總裁辦就得馬上研究可行性，制定規(guī)劃，分配資源，督促實(shí)施；老板的行程，需要總裁辦的照顧和安排；老板突然想去企業(yè)巡視，總裁辦就得馬上安排……

　　總裁辦的工作充滿著彈性和藝術(shù)，考驗(yàn)著總裁辦人員的思維、經(jīng)驗(yàn)和執(zhí)行力。但只要我們能夠清楚地認(rèn)知所負(fù)的職責(zé)，明確自己的定位，逐漸完善總裁辦的六項(xiàng)功能，就一定能輔助企業(yè)更好更快地發(fā)展，體現(xiàn)總裁辦獨(dú)到的價(jià)值與功能。

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