北京XX股份有限公司市場管理制度
市場管理制度 擬制： 市場總部 審核： 賀歲華 日期： 2002年7月26日 批準(zhǔn)： 何耀良 日期： 2002年7月28日 目 錄 銷售合同管理細(xì)則 1 投標(biāo)管理辦法 40 北京首信股份有限公司 銷售合同管理細(xì)則 為嚴(yán)格規(guī)范股份公司合同簽訂的全過程，加強(qiáng)相應(yīng)管理及執(zhí)行力度，保障股份公司 的經(jīng)濟(jì)利益，減少呆、死帳的發(fā)生，特制定本管理規(guī)定。 一、定義： 1、銷售合同：指賣方同意銷售，買方同意購買一批貨物、一項(xiàng)工程或一個系統(tǒng)集成 項(xiàng)目的書面記載。 2、合同擬簽訂人：持有有效法人委托書并在有效范圍內(nèi)進(jìn)行合同前期工作，但尚未 簽訂正式銷售合同的銷售人員。 3、合同簽訂人：持有法人委托書并在有效范圍及時間內(nèi)簽訂了合同的市場銷售人員 。 4、代表處合同聯(lián)系人：是指在代表處協(xié)助實(shí)體簽訂合同時，代表處負(fù)責(zé)聯(lián)系該合同 業(yè)務(wù)的人員。 5、到期應(yīng)收款：是指進(jìn)入合同付款期，應(yīng)收回的貨款部分。 6、遲收貨款：是指超過合同付款期，而未收回的貨款部分。 如：某合同規(guī)定從1月1日起五天內(nèi)對方應(yīng)付合同款1萬元，則此貨款在1月1日- 5日統(tǒng)計為到期應(yīng)收款，在1月6日（含）以后如未收回，則統(tǒng)計為遲收貨款。 二、適用單位：數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)事業(yè)部 寬帶接入產(chǎn)品事業(yè)部 市場總部 三、法人委托書的管理 市場總部商務(wù)部是法人委托書主管部門。負(fù)責(zé)法人委托書的申請的接收、初審、報 批、制作、發(fā)放、回收、歸檔。 1、申請程序： 辦理法人委托書應(yīng)由事業(yè)部根據(jù)工作需要向商務(wù)部提出書面申請，填寫《法人委托書 申請書》（樣本詳見附件1）,并明確以下內(nèi)容： （1）申請人姓名及自然情況； （2）申請人與公司的勞動合同期限； （3）表明申請人正在從事銷售工作； （4）明確申請人簽訂合同的權(quán)限（產(chǎn)品/最高金額）及申請期限； （5）事業(yè)部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)； （6）申請人一寸免冠近照一張。 2、審批程序： （1）商務(wù)部對《法人委托書申請書》進(jìn)行初審，合格者由商務(wù)部制作《法人委托書》， 并報市場總部副總、主管市場副總裁審核，總裁批準(zhǔn)。 （2）簽發(fā)后的法人委托書由總裁辦公室蓋騎縫鋼印，經(jīng)營財務(wù)部蓋法人名章后，由 商務(wù)部發(fā)放。 3、發(fā)放程序 制作完成的法人委托書由商務(wù)部登記，發(fā)放給申請部門的相關(guān)管理人員。發(fā)放時要填寫 《法人委托書發(fā)放記錄》（樣本詳見附件2）。 4、法人委托書的保管： （1）事業(yè)部應(yīng)設(shè)專人（即法人委托書管理員）對法人委托書進(jìn)行管理，負(fù)責(zé)本部門 法人委托書的申請、領(lǐng)取、發(fā)放、回收等管理工作并留有記錄。 （2）法人委托書由持有者妥善保管，不得遺失或轉(zhuǎn)借。 5、法人委托書的回收 （1）發(fā)生下列情況之一時，法人委托書管理員應(yīng)之日起5個工作日內(nèi)將法人委托書 收回，并交市場總部商務(wù)部。： A超出法人委托書規(guī)定的授權(quán)期限的； B法人委托書持有人因工作變動，不再從事法人委托書授權(quán)范圍內(nèi)的工作； （2）商務(wù)部辦理回收手續(xù)后交檔案室歸檔保存。 四、銷售合同專用章的管理 1、銷售合同專用章由公司總裁辦公室公室統(tǒng)一刻制并發(fā)放； 2、事業(yè)部申請，銷售合同專用章時應(yīng)具備：該事業(yè)部至少有一名持有有效法人委托 書的銷售人員。 3、銷售合同專用章由事業(yè)部向總裁辦公室公室提出書面申請（樣本詳見附件3）。 4、審批： （1）總裁辦公室公室銷售合同專用章管理人員核實(shí)申請書內(nèi)容準(zhǔn)確無誤后報主管市 場副總裁審核，總裁批準(zhǔn)； （2）總裁簽發(fā)后由總裁辦公室公室負(fù)責(zé)登記、發(fā)放。 5、發(fā)放：總裁辦公室將銷售合同專用章發(fā)放給事業(yè)部合同管理員，并做書面記錄（ 樣本詳見附件4）。 6、保管：事業(yè)部設(shè)專人（通常為合同管理員）對銷售合同專用章進(jìn)行管理，負(fù)責(zé)本 事業(yè)部銷售合同專用章的申請、領(lǐng)取、登記、保管、使用、上交等管理工作。 7、使用： （1）銷售合同專用章只能在簽訂銷售合同時使用。 （2）合同管理員在收到合同評審記錄、資信調(diào)查結(jié)果后方可向簽訂合同人員提供合 同專用章，并把合同專用章使用情況記錄在案。 （3）銷售合同專用章不得轉(zhuǎn)借或遺失。 （4）總裁辦公室公室應(yīng)不定期對各單位合同專用章使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。 8、回收： （1）事業(yè)部變更名稱、機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷時，合同管理員應(yīng)在變更名稱、機(jī)構(gòu)調(diào)整或 撤消后5個工作日內(nèi)將合同專用章及使用審批記錄交總裁辦公室； （2）合同專用章使用審批記錄由總裁辦公室交檔案室歸檔保存。 五、銷售合同文本的管理 1、標(biāo)準(zhǔn)銷售合同文本的提出和使用 （1）標(biāo)準(zhǔn)銷售合同文本的提出 A市場總部負(fù)責(zé)《標(biāo)準(zhǔn)合同文本》的制作，并負(fù)責(zé)組織對標(biāo)準(zhǔn)合同文本的評審。 B市場總部根據(jù)需要制作《標(biāo)準(zhǔn)合同文本》。 C需用部門可以向市場總部提出制作《標(biāo)準(zhǔn)合同文本》的需求或本部門制作《標(biāo)準(zhǔn)合同 文本》草稿后交市場總部審核后，組織評審。 D對標(biāo)準(zhǔn)合同文本的評審應(yīng)由市場總部組織總裁辦公室法律事務(wù)專員、經(jīng)營財務(wù)部、 技術(shù)管理部及相關(guān)單位負(fù)責(zé)人參加?？偛棉k公室公會討論通過后即為標(biāo)準(zhǔn)銷售合同文本 。 （2）標(biāo)準(zhǔn)銷售合同文本自發(fā)布之日起使用。銷售人員在進(jìn)行營銷工作的過程中應(yīng)優(yōu) 先使用股份公司的標(biāo)準(zhǔn)銷售合同文本 2、非標(biāo)準(zhǔn)銷售合同文本的提出和使用 （1）非標(biāo)準(zhǔn)銷售合同文本使用條件：當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)銷售合同文本不能滿足銷售的實(shí)際需要 時，事業(yè)部應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要擬制銷售合同文本 （2）非標(biāo)準(zhǔn)銷售合同文本必須具備的內(nèi)容合同號、買方和賣方的名稱、地址、貨物 名稱、數(shù)量、質(zhì)量、貨款金額、付款時間/期限、付款方式、交貨時間、地點(diǎn)、爭議解決 。建議寫明：貨物驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、合同生效時間、運(yùn)輸費(fèi)承擔(dān)等。 （3）非標(biāo)準(zhǔn)銷售合同文本必須由法律事務(wù)專員出具法律意見書方可使用。 六、對合同對方進(jìn)行資信調(diào)查的管理 1、對方初次合作，或合作的間斷時間超過6個月的，合同簽訂前應(yīng)進(jìn)行“資信調(diào)查” ，并將調(diào)查結(jié)果填寫《資信調(diào)查表》（樣本詳見附件5）。 2、資信調(diào)查由合同簽約人組織實(shí)施，作為合同評審的一項(xiàng)參考條件。 3、資信調(diào)查分常規(guī)和非常規(guī)項(xiàng)目。對于合同金額在50萬元（含）以上的需方單位為 初次合作的（其中不包括中國電信、移動、聯(lián)通、網(wǎng)通、鐵通、中國郵政等系統(tǒng)運(yùn)營商 和煤炭、電力、石油、軍隊(duì)、醫(yī)院及集團(tuán)內(nèi)部）必須填寫資信調(diào)查表的非常規(guī)項(xiàng)。 4、在充分了解顧客要求、與對方達(dá)成初步合作意向后，擬制合作草稿，在正式合同 簽訂之前，銷售人員應(yīng)保留在合同談判過程中的會談紀(jì)要、書面承諾、信函、傳真、合 作意向書等材料。 七、銷售合同號的管理 各部門簽訂的合同要統(tǒng)一編號，規(guī)定如下： 合同編號由八位組成，aa##bbcc，其中： aa 代表年份，如01、02 ## 代表簽訂合同單位漢語拼音縮寫 bb 代表簽訂人編號（各單位自定） cc 代表簽訂人當(dāng)年簽訂合同順序號01～99 注：各部門漢語拼音縮寫規(guī)定如下： 數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)事業(yè)部 縮寫為：SJ 寬帶產(chǎn)品事業(yè)部 縮寫為：KD 八、合同評審 1、合同評審的內(nèi)容 （1）顧客的各項(xiàng)要求是否合理、明確并形成文件。 （2）合同是否符合有關(guān)法律法規(guī)的要求。 （3）公司現(xiàn)有的生產(chǎn)和技術(shù)能力（包括公司集成或OEM/ODM產(chǎn)品）能否滿足合同、 標(biāo)書的技術(shù)和質(zhì)量特性的要求。 （4）產(chǎn)品交付的時間、地點(diǎn)、方式、聯(lián)系人等是否明確。 （5）公司有否履行合同（或訂單）中產(chǎn)品要求的能力（包括供貨周期、安裝調(diào)試、 開通驗(yàn)收、售后服務(wù)、付款條件等因素）。 2、合同評審的時機(jī) 合同評審應(yīng)在合同正式簽訂及修改之前進(jìn)行。 3、合同評審的實(shí)施 （1）合同簽訂部門組織相關(guān)部門及人員對合同進(jìn)行評審。 （2）合同簽訂人員將合同草案、資信調(diào)查資料報本部門合同管理員，合同管理員根 據(jù)合同內(nèi)容組織采購、生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量等方面的人員進(jìn)行評審。參加評審人員根據(jù)合 同內(nèi)容適當(dāng)增、減。必要時邀請公司內(nèi)部相關(guān)職能部門、人員參加。 A對合同金額在100萬元以上或沒有采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽訂的合同，應(yīng)由總裁辦公室 法律事務(wù)專員出具法律意見書 B如用戶訂購的產(chǎn)品本單位僅能完成一部分，另一部分可由公司內(nèi)部其他實(shí)體或公司 外部單位完成，則公司的技術(shù)管理部和相關(guān)實(shí)體 應(yīng)參加評審并出具意見。 C對合同金額在100萬元以上的合同，市場總部、財務(wù)部應(yīng)參加評審并出具意見。 （3）合同評審可采用會議、會簽方式。 （4）合同評審應(yīng)填寫《合同評審記錄表》（樣本詳見附件6），并由參加評審人員簽 字，并報批。 4、合同評審的審批 （1）合同批準(zhǔn)的權(quán)限 A合同金額在200萬元以內(nèi)（含）的由實(shí)體總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批。 B合同金額在200萬元以上的由主管付總裁審批。 （2）合同審批人根據(jù)經(jīng)營的目標(biāo)、參考合同評審記錄、法律意見書、合同草稿等， 做出“批準(zhǔn)”、“不批準(zhǔn)”、“繼續(xù)修改”的決定。 如“批準(zhǔn)”，則與顧客正式簽訂合同并執(zhí)行合同。 如“不批準(zhǔn)”，則該項(xiàng)目終止。 如“繼續(xù)修改”，則與顧客繼續(xù)協(xié)商，經(jīng)修改后，再進(jìn)行評審、審批。 5、對投標(biāo)書的評審應(yīng)在遞交標(biāo)書前進(jìn)行，評審辦法參考合同評審程序執(zhí)行。 合同簽訂人權(quán)限： |合同簽訂人|合同最高金額（萬元） | |總裁 |100000以上 | |副總裁 |100000（含） | |各事業(yè)部 |寬帶產(chǎn)品事業(yè)部 |數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)事業(yè)部 | | |總/副總經(jīng)理 |1000（含） |總/副總經(jīng)理、市 |7000（含） | | | | |場總監(jiān) | | | |部門經(jīng)理 |500（含） |網(wǎng)絡(luò)集成經(jīng)理 |3000（含） | | |區(qū)域經(jīng)理 |300（含） |銷售經(jīng)理 |500（含） | 注： 1、任何合同簽訂都應(yīng)進(jìn)行書面評審。 2、合同評審可以以會簽或會議形式進(jìn)行 3、合同簽約人是合同評審的組織者，如合同簽約人公差在外，該部門合同管理員負(fù) 責(zé)組織該合同的評審工作。 4、合同評審參與單位： （1）事業(yè)部內(nèi)部：生產(chǎn)/供貨部門、售后服務(wù)部門、事業(yè)部負(fù)責(zé)人、合同評審組織 者、合同管理員； （2）其他部門（視情況參與評審）：經(jīng)營財務(wù)部、市場總部商務(wù)部、總裁辦公室法 律事務(wù)專員 5、評審記錄及結(jié)果應(yīng)由合同管理員填寫并由參與評審人簽字確認(rèn)，評審結(jié)果應(yīng)明確 （可/否），如合同草案未通過評審可以修改后再次評審 6、評審結(jié)果的審批：評審結(jié)果應(yīng)由有權(quán)審批人審批后生效。 7、有權(quán)審批人的權(quán)限： （1）事業(yè)部內(nèi)低于總/副總經(jīng)理經(jīng)理合同簽訂權(quán)限的評審結(jié)果可由事業(yè)部總/副總經(jīng) 理經(jīng)理審批； （2）總/副總經(jīng)理經(jīng)理合同簽訂權(quán)限以上（含）的評審結(jié)果由其上級領(lǐng)導(dǎo)審批（總 裁合同簽訂權(quán)限的評審結(jié)果由總裁辦公室公會審批）。 九、合同的簽訂 1、合同簽約人應(yīng)具備： （1）合同擬簽約人持有的法人委托書或授權(quán)書 （2）合同內(nèi)容在法人委托書、授權(quán)書的范圍、時間內(nèi) 2、合同的簽訂 （1）如簽約人具備其應(yīng)具備的1）、2）條件，經(jīng)合同評審?fù)ㄟ^，合同簽約人方可在 合同上簽字并加蓋銷售合同專用章。 （2）合同書優(yōu)先采用市場總部提供的《標(biāo)準(zhǔn)合同文本》，填寫時要字跡清晰、語言準(zhǔn) 確，按合同書內(nèi)容逐項(xiàng)填寫（不許有空項(xiàng)）。出現(xiàn)劃改時，應(yīng)在劃改處雙方簽字或蓋章 確認(rèn)。 （3）合同中對設(shè)備的質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，要對應(yīng)設(shè)備型號標(biāo)出國家或行業(yè)或企業(yè) 標(biāo)準(zhǔn)號。 （4）對各種系統(tǒng)產(chǎn)品的銷售應(yīng)把系統(tǒng)配置的內(nèi)容、接口參數(shù)等作為合同附件，與合 同正本有同等效力。 （5）合同中應(yīng)明確需方對出廠設(shè)備的驗(yàn)收方式和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。 （6）產(chǎn)品的保修期限應(yīng)參照國家相關(guān)規(guī)定及公司相關(guān)管理辦法。 （7）銷售人員對所簽訂合同的貨款回收負(fù)責(zé)。 （8）如顧客為增值稅納稅人，要寫明納稅人登記號。 （9）合同正本一式兩份，供方、需方各一份。 十、合同的生效：合同經(jīng)雙方簽字蓋章后依合同約定生效。如合同無明確約定的， 自雙方簽字蓋章之日起生效；如雙方簽字蓋章的日期不同時，合同于最后簽字蓋章完成 之日起生效。 十一、合同的執(zhí)行 合同簽訂單位對合同執(zhí)行的全過程進(jìn)行管理和控制。 十二、貨款回收工作的管理 1、貨款回收的責(zé)任及管理 （1）市場總部是貨款回收工作的主管部門。 （2）事業(yè)部是貨款回收工作的直接責(zé)任單位。 （3）合同簽訂人及合同簽訂批準(zhǔn)人對其簽訂（或批準(zhǔn)）的合同的貨款的回收工作負(fù) 主要責(zé)任。 （4）代表處對其協(xié)助由實(shí)體簽訂的合同，如該合同經(jīng)相應(yīng)實(shí)體核實(shí)確為代表處協(xié)助 簽訂并經(jīng)確認(rèn)該合同額度計入代表處定單，且股份公司實(shí)體、事業(yè)部保質(zhì)、保量、按時 履行的合同，貨款未按時回收，則該合同貨款回收由合同簽訂人與代表處合同聯(lián)系人共 同負(fù)責(zé)，并同時受本辦法的考核與處罰。 （5）股份公司內(nèi)實(shí)體、事業(yè)部的合同管理員每月25日前向市場總部商務(wù)部上報《合 同登記表》（內(nèi)容詳見附件7），同時向經(jīng)營財務(wù)部上報。 （6）貨款應(yīng)按時回收...
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