大區(qū)經理、銷售總監(jiān)對外埠辦事處、分公司的巡檢是總公司對業(yè)務分支機構管理的常規(guī)手段。

一、巡檢的目的是什么

    ——保持總公司與業(yè)務分支機構的密切關聯(lián)；

    ——增加分支機構負責人的緊迫感；

    ——現(xiàn)場培訓，給當?shù)亟浝碚_的工作方向指引；

    ——檢核、督辦，及早發(fā)現(xiàn)問題，消除隱患。

    在現(xiàn)實工作中，對分支機構的巡檢往往不能達到預期目的，甚至會起到反作用。

    現(xiàn)象A：領導視察前幾天，早已有正常或不正常的渠道將消息透露下去，即將受檢的辦事處、分公司進入高度戰(zhàn)備狀態(tài)：突擊鋪貨，捏造假數(shù)據(jù)，補填管理表單，做足表面文章。檢查過程中有意引導上級走入“埋伏圈”（提前布置的售點），安排膳食、住宿、娛樂，盛情款待，送走“檢查團”后，長噓一口氣，大睡三天。

    結果：

    ·大區(qū)經理看到的市場現(xiàn)象都是臨時突擊、粉飾太平的結果，根本不能發(fā)現(xiàn)真實問題所在；

    ·每次巡檢會造成受檢辦事處、分公司幾天甚至幾周時間停止正常業(yè)務，應付檢查。

    現(xiàn)象B：大區(qū)經理巡檢市場，但他自己也不清楚要怎么檢查，要去看什么，受檢者更是茫然，檢查的內容、路徑也完全是跟著感覺走，說些不痛不癢的話，不結合獎罰手段，不解決實際困難，臨走了丟下一句“好好干，爭取超額完成銷量”，一走了之。

    結果：

    ·受檢者感覺到“所謂領導業(yè)務水準也不過如此”，耽誤我?guī)滋鞎r間，不幫我解決一點實際問題，也沒給任何指導。長此以往，管理效率自然下降。

    ·巡檢成了形式，既不能“發(fā)現(xiàn)問題，消除隱患”，又不能給分支機構“必要的指導”，甚至由于巡檢缺乏跟進（洞悉問題所在，獎優(yōu)罰劣，解決困難），使下屬連應付檢查的緊迫感也日漸喪失。

二、如何提高分支機構巡檢的效率

    1.行蹤保密：檢核時間不確定且嚴格保密，只有這樣你才能看到真實的市場情況。

    2.謀定后動：檢核人要有非常強的目的性，出檢前要有檢核要點提綱——我這次要去看什么？怎么看？可能發(fā)現(xiàn)哪些問題？怎么處理？

    3.檢核內容透明：雖然檢核時間要保密，但檢核的內容最好公開，讓每個分公司、辦事處經理都知道領導來視察市場看什么、關心哪些問題、哪些指標、出現(xiàn)什么問題會有什么樣的獎罰手段，從而促使他們在日常工作中將精力集中到正確的方向上，少些僥幸心理和非分之想，也少走些彎路——說白了，這也是上下級之間的一種默契、一種約定、一種有效的培訓和管理手段。

三、如何確立分支機構巡檢的常規(guī)內容和必檢指標

    指標一：表單管理

    （一）檢核內容

    該分公司／辦事處有無認真貫徹公司規(guī)定的業(yè)務人員表單管理制度。

    （二）意義說明

      1．銷售管理要注重過程。

    最原始的銷售管理方法是純粹靠提成制激勵業(yè)務人員努力工作，把業(yè)務員像放鴿子一樣放到市場上拿訂單，以銷量論英雄，這種只問結果的管理方式會帶來業(yè)務人員給客戶壓貨、騙銷量、縱容客戶低價沖貨、賬款風險、促銷品流失、業(yè)務人員紀律松散等一系列弊病，企業(yè)最終崩盤、失控以致死亡是必然結果。

    要想保證銷售質量和人員的管理效率，企業(yè)就要注重對業(yè)務人員工作過程的管理——掌握業(yè)務人員每天工作的具體動作乃至一言一行，就此予以檢核、獎罰、預警、糾偏。

    2．表單管理是業(yè)務人員過程管理的重要手段。

    業(yè)務人員管理獨具難度，除了開會，大部分時間他們都在市場上單兵作戰(zhàn)，因此對業(yè)務人員的過程管理很大程度上也就依賴于事后管理——要求業(yè)務代表在工作過程中填報必要的、簡潔的表單。如：

    （1）客戶銷售記錄卡：建立每一個客戶的客戶檔案卡，每次拜訪時填上客戶進貨、贈品情況乃至到訪時間、客訴處理。對重點客戶還要填上庫存狀況、陳列狀況等。

    （2）業(yè)代日報表：業(yè)代每天走訪的線路名、拜訪的客戶數(shù)、成交客戶數(shù)、成交量、贈品量總和和當日競品動態(tài)。

    （3）業(yè)代每日銷量明細：業(yè)代當日所有訂單及贈品的分品項累加。

    通過對以上表單的每日審查，主管可以了解業(yè)代“昨天”具體走了哪條街，拜訪了哪些客戶、產生了多少訂單、送出多少贈品、做了哪些工作，在此基礎上才能去復查、督辦業(yè)務代表有無漏單（訂單量不充足）、漏訪（沒完成規(guī)定的拜訪工作）、假單（謊報訂單業(yè)績，甚至借此侵吞促銷品等行為），才能獎優(yōu)罰劣，激勵業(yè)代滿負荷工作。

    3.分支機構的管理更要注重規(guī)范化和標準化。

    對于擁有眾多銷售分支機構的企業(yè)來講，依靠各地經理的個人能力和經驗，大家摸著石頭過河，各顯其能，拿回銷量就有獎金的做法，勢必造成總公司對各地的經營過程缺乏了解，缺乏控制，也必然會出現(xiàn)因分支機構負責人能力或者職業(yè)道德問題給企業(yè)造成巨大損失以至無法挽回的局面。而推行必要的分支機構的業(yè)務運作指引和標準化的表單管理制度，命令各分公司、辦事處負責人嚴格復制，認真落實，勤力檢查，在此基礎上再發(fā)揮各自的創(chuàng)造力，才能使分支機構的管理標準化、規(guī)范化，從而降低企業(yè)對遠程業(yè)務分支機構不可控的經營風險。

    4.表單管理體系的制訂和推行過程中要注意以下問題：

    （1）表單僅僅是管理工具，是提高效率的手段而非目的。設計表單要盡可能簡潔，業(yè)務代表每日的表單填報要盡可能減少。

    （2）表單體系一旦制定，就成為企業(yè)制度，要強力推行。不少企業(yè)建立了表單管理制度但流于形式，業(yè)務人員或者不填，或者為應付檢查捏造數(shù)據(jù)，一下午“填”出一個月的報表來，這種所謂的表單管理不如不做。

    （3）表單管理的執(zhí)行力度完全取決于各層主管的勤力檢核，基層主管做到每天檢核業(yè)代的表單填報是否及時完整，不定期進行線路實地復查，落實表單數(shù)字的可信度，是表單管理不淪為形式的前提。

    （三）檢核方法

    1．總公司對業(yè)務分支機構應該有明確的管理方法指引——分公司、辦事處表單管理體系，對分支機構負責人就此進行培訓，要求在各分支機構嚴格復制這一管理模式。

    2．確認分支機構負責人了解總公司管理層的態(tài)度：

    ·表單管理制度如果你（各地經理）認可，那它就是企業(yè)文化，請你融入；如果你不認可，那它就是企業(yè)紀律，你必須執(zhí)行。

    ·錯誤的信息比沒有信息更可怕，惡意填報假表單者應予以懲罰。

    ·表單管理的落實取決于各地主管的勤力檢核，反過來如果哪個辦公司、辦事處業(yè)代虛報表單現(xiàn)象嚴重，當治該地經理“工作懶散、檢核不嚴”之罪。

    ·大區(qū)經理巡檢分公司辦事處，往往第一件事就是檢查表單管理體系是否認真貫徹——不是簡單看一下就了事，而是認真審核，對抽查出的可疑表單要一追到底，甚至不惜親自上路線核實。

    3．大區(qū)經理自己應該充分熟悉表單管理體系，并對常見的捏造假表單應付檢查的方法有一定的了解，掌握一定的識破假表單的技巧。

    （1）看表單的污損程度。

    客戶記錄卡是讓業(yè)務代表每次拜訪客戶時登記庫存、進貨情況的，如果業(yè)代對客戶的拜訪周期是每周一次，而客戶銷售記錄卡顯示已經拜訪了四次，說明該卡已經用了一個月時間，業(yè)務代表每次拜訪客戶時要完成貨架清潔、陳列、廣宣品張貼等一系列工作，一個月下來，必然出現(xiàn)卷邊、污損等痕跡。相反，如果這套已經顯示拜訪了四次的客戶銷售卡仍然是嶄新的，那么這些所謂數(shù)據(jù)就有事后瞎編亂造的嫌疑。

    （2）看數(shù)字是否前后矛盾。

    ·當日客戶銷售記錄卡反映的銷量總和=業(yè)代日報表的當日總成交量。

    ·當日客戶銷量記錄卡上客戶進貨量分品項之和=業(yè)代每日銷量明細反映的分品項銷量。

    ·當日客戶銷售記錄卡記錄的拜訪客戶數(shù)=業(yè)代日報表反映的拜訪客戶數(shù)。

    ·當日客戶銷售記錄卡上各個客戶的進貨獎勵之和=業(yè)代日報表和業(yè)代銷量明細反映的贈品情況。

    大區(qū)經理如果充分熟悉這些表單用途，掌握各表單之間的數(shù)字對應關系，不妨坐下來抽查一下各業(yè)代的表單，認真算算看有無自相矛盾的數(shù)字。

    （3）看筆跡，當場上路線核對。

    業(yè)務代表在線路上拜訪每個客戶時認真填報的筆跡和事后為應付檢查捏造假數(shù)據(jù)一氣呵成的筆跡完全不同。抽查業(yè)代表單，對筆跡可疑的進行仔細檢查，甚至對其記錄的銷貨率、訂單、贈品等情況上線路實地核查。

    指標二：重點渠道終端表現(xiàn)（如商超）

    （一）檢核內容

    1.商超客戶資料的建立。

    中小商超建明細：包括客戶名稱、地址、電話、聯(lián)系人、性質、信用額度、信用期限等。

    大商超建檔案：在以上基礎資料之外還要注明客戶關鍵人物（采購經理、店面經理、柜組長、庫管等）的聯(lián)系方法、職權大小、性格特征，以及店方的庫存面積、營業(yè)面積、常規(guī)“三費”標準、與本公司的合作歷史、付款歷史記錄等。

    大中小商超一律建立地略圖和花名冊，以方便檢核。

    2．終端表現(xiàn)。

    主要內容包括全品項供貨、明碼標價、合理庫存量、整潔標準的陳列、盡可能多（相對于付出同等買位費的競品）的排面和堆頭、導購／促銷人員的管理（按時出勤、工作態(tài)度、服裝、工作技能等）。

    （二）意義說明

    商超渠道有以下特點：人流量大，銷量大；賣場氣氛好，迎合消費者喜歡自己選購的心理，促進沖動性購買；既有批發(fā)市場價格便宜的優(yōu)點，又有百貨大廈購物環(huán)境良好、產品質量、售后服務有保證的優(yōu)勢，是新品推廣的切入點。

    國內外市場發(fā)展歷程已經證明，商超量販必將成為未來零售業(yè)的主導模式。企業(yè)能否把握這一新生業(yè)態(tài)，很大程度上決定著未來市場的生死結局。對各銷售分支機構要求依據(jù)自身人力、運力情況，盡可能建立完整的商超客戶資料，強化與終端商超、量販的業(yè)務關系。

    （三）檢核方法

    1.公司根據(jù)不同的市場屬性和當?shù)厝肆ν度霠顩r做出不同區(qū)域的商超運作要求和標準。區(qū)分如圖：

   

    ┌───────────┬─────┬─────┬─────┐

    │        地  點        │ 大型量販 │大中型超市│中小型超市│

    ├───────────┼─────┼─────┼─────┤

    │分公司所在地          │    √    │    √    │    √    │

    ├───────────┼─────┼─────┼─────┤

    │分公司外圍設經銷商區(qū)域│    √    │    √    │          │

    ├───────────┼─────┼─────┼─────┤

    │辦事處所在地          │    √    │    √    │          │

    ├───────────┼─────┼─────┼─────┤

    │辦事處外圍設經銷商區(qū)域│    √    │          │          │

    └───────────┴─────┴─────┴─────┘

   

    2．通過培訓使每位分支機構負責人清楚：“在我所管轄的區(qū)域，商超渠道我要攻打的目標店是哪些？在每一個店內我要做到怎樣的終端效果？”

    大區(qū)經理巡檢分支機構：

    ·檢查商超客戶資料手冊的建立情況。

    ·持商超客戶資料手冊按地略圖標識抽檢商超售點，對店內的全品項供貨、合理庫存、明碼標價、強勢陳列、導購／促銷人員管理等作出檢核記錄，結合當?shù)氐娜肆Α①M用投入的現(xiàn)實情況提出改進要求，對后期工作做出指導，情節(jié)突出者當場提出獎罰措施。

    指標三：促銷執(zhí)行力

    （一）檢核內容

    公司統(tǒng)一安排的促銷方案有沒有執(zhí)行到位。

    （二）意義說明

    企業(yè)每年投入大量費用進行促銷，促銷資源要經過銷售經理、銷售主管、業(yè)務員、經銷商等層層中間環(huán)節(jié)的傳遞執(zhí)行下去。如何確保公司政策在執(zhí)行過程中不走樣，是保證促銷效果的關鍵。分公司、辦事處在公司視線之外很容易“走水”，管控的方法除了要求有贈品禮品消耗明細記錄、憑證（如超市小票、店方出具的證明等）以及相關人員簽字之外，在分支機構的不定期巡檢過程中，實地復查“上一次促銷”有否落實，也是一個有力的方法。

    （三）檢核方法

    1.促銷政策的傳達要精準。

    如：某飲料公司為提升零售店鋪貨車推出零售店進貨4瓶送1瓶的政策，目標渠道是零售店，促銷目的是零售店鋪貨率的提升。為防止各級業(yè)務員借此機會沖銷量（找批發(fā)商以4送1的政策大量壓貨）或侵吞促銷利益（將正常銷量報成促銷銷量借機侵吞贈品），公司在傳達促銷政策時要注意以下幾點：

    ·明確此次促銷的目的是為了提升鋪貨率而非壓銷量，要求每個售點有獎進貨量最高限額為：進貨1箱進6瓶——任何售點進貨量超過1箱以上的部分不享受贈品。

    ·參與此次有獎進貨的售點要登記其店名、詳細地址、電話、進貨量、贈品，并且要求店主簽字確認，涂改無效，分支機構憑此記錄向總公司報銷贈品。

    ·所有上報表單由分公司辦事處經理先審核、抽查、簽字并對此負責。

    2．公司管理層的態(tài)度：

    ·公司將派人復核各地上報促銷記錄的詳實程度，對惡意謊報截流公司促銷資源的現(xiàn)象一究到底，同時追究相關主管督辦不嚴、工作態(tài)度不認真的責任。

    ·大區(qū)經理巡檢時核實促銷記錄是必檢要點。

    3．大區(qū)經理巡檢分公司辦事處之前先做好家庭作業(yè)：

    ·翻閱上次促銷該分公司／辦事處報上來的報銷憑據(jù)。

    ·自己做好準備，此次巡檢要去拜訪哪些渠道的客戶，去抽查落實促銷執(zhí)行情況。

    指標四：行政管理

    （一）檢核內容

    辦公室是否整潔；有無張貼明確的管理制度；員工有無遲到早退狀況；辦公室工作氣氛如何；員工是否在以嚴肅認真的態(tài)度工作；有沒有按照公司要求每天召開早會；有無例行的早會內容。

    （二）意義說明

    辦公司／辦事處最容易出現(xiàn)的問題就是紀律松懈。主要有以下幾種現(xiàn)象：

    ·有些企業(yè)為了節(jié)省費用，辦事處采用宿辦合一的方式，結果出現(xiàn)上班時間經理在辦公室穿著拖鞋、開著電視機給員工開會布置工作。

    ·業(yè)務員一天辛苦奔波回來，經理睡眼惺忪，衣冠不整地給員工開門。

    ·早上8點上班，經理常常遲到，員工也自然不會完全準時到達。早會沒有例行內容和時間限制，于是成了扯皮會，發(fā)牢騷、講閑話，為一些毫無意義的話題糾纏不清，大家總要在辦公室磨到10點多才出門跑業(yè)務。

    ·下午6點下班，結果不到4點業(yè)務員就已經回到了辦公室，一人一支煙，大家吞云吐霧聊天，全不顧市場上競品在步步緊逼。

    ·主管圖省事，不要求業(yè)務人員每天下班回公司報到述職、填報表，結果更縱容了業(yè)代脫崗、早退、曠工等行為。

    外埠分支業(yè)務機構的運作具有相當大的獨立性，分公司／辦事處經理的管理能力很大程度上決定著整個團隊的效率和市場的成敗。身為“封疆大臣”能否在遠離總部監(jiān)督的工作環(huán)境下以身作則，有效地管理員工以振奮飽滿的精神狀態(tài)滿負荷工作是其職業(yè)道德、管理素質的基本體現(xiàn)，也是決定市場生死的基本條件——沒有紀律的隊伍絕對沒有作戰(zhàn)能力。

    （三）檢核方法

    1.規(guī)定各分支機構全體業(yè)務人員（尤其是經理）：上班時間必須穿工作服（或衣帽整齊），宿辦合一的地方要求樹立辦公氣氛，電視機、洗刷用具、餐具等生活用品全部放進宿舍，上班時間宿舍門必須關閉，不能讓員工在辦公地點感到一絲一毫的家居生活氣息。

    2.規(guī)定業(yè)務人員上下班時間，例行早會、晚匯報的內容。

    3．使分公司／辦事處明確總公司管理層的態(tài)度：

    大區(qū)經理會來視察我的“地盤”，哪一天來誰也不知道，但他有個習慣，不管什么時候到達總是自己先看市場，而他突然出現(xiàn)在我的辦公室的時間肯定是上午8點或者下午5點左右，如果不巧看到我或者下屬們遲到、沒穿工作服、辦公室亂成一團、員工很早就回辦公室聊天等現(xiàn)象可就慘了！這些問題他都有言在先，要現(xiàn)場處罰當?shù)亟浝怼?/p>

擴展閱讀

版權聲明：