危及職業(yè)生涯的電子郵件

 作者:David Shipley, Will Schwable    190

有時(shí)候,電子郵件會(huì)給成功人士帶來不良影響。比如不久前離職的喜達(dá)屋酒店(Starwood Hotels)首席執(zhí)行官史蒂文.海耶爾 (Steven Heyer)。他在 4 月下臺(tái),據(jù)說,公司的董事會(huì)逼他解釋他與一位年輕女員工的曖昧郵件。在沃爾瑪高級(jí)副總裁朱麗.羅姆(Julie Roehm)的不當(dāng)解雇案中,核心內(nèi)容就是一封電子情書。還有一種實(shí)際上是跟蹤軟件的假電子郵件,專用來搜查不忠心的董事會(huì)成員,導(dǎo)致惠普公司(Hewlett -Packard)的帕特里夏.鄧恩(Patricia Dunn)離職。

電子郵件并非只用來誘捕高管。倫敦的律師事務(wù)所 Baker & McKenzie 的 IT 專家理查德.菲利普斯(Richard Phillips)因?yàn)槊貢艳厌u灑在他的褲子上,便要求她支付 4 英鎊的干洗費(fèi)。秘書決定把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給同事,菲利普斯很快成了“蕃茄醬褲子”逸事的主角。

我們大多數(shù)人都有基本常識(shí)和良好的價(jià)值觀,是不會(huì)出這樣的問題的。但是,在電子郵件里,就會(huì)出現(xiàn)很多灰色地帶。即便是明辨是非的高管,他們?cè)谌肆Y源會(huì)議上能保持清醒,但卻因?yàn)椴蛔⒁饧?xì)節(jié)或是其他不經(jīng)意的疏漏而栽跟頭。幸運(yùn)的是,遵守幾條基本規(guī)則會(huì)有幫助。

第一步是了解調(diào)查者在尋找什么。最新的軟件不僅僅在搜索熱門的詞匯或短語,比如“內(nèi)幕交易”或“讓我們?cè)诿魈煜挛?3:47 違法”。Cataphora,一家?guī)椭蓭煆臄?shù)以百萬計(jì)需要分析的電子郵件發(fā)掘數(shù)據(jù)的公司,正采用小趨勢(shì)搜索軟件,搜索故意晦澀的語言(“我們說的那件事”)、表示憂慮的詞匯組合(“睡不覺”、“困惑和迷茫”、“后悔”)。有句話在一項(xiàng)涉及軟件業(yè)公司欺詐的調(diào)查中被當(dāng)成了確鑿證據(jù):“我們能談?wù)勎覀兦皟商煸谡務(wù)摿硪患碌臅r(shí)候所說的那件事嗎?在我拜訪你的時(shí)候?非常緊急。”

公司不僅要檢查郵件里的詞匯,還要檢查郵件發(fā)送習(xí)慣的變化。一個(gè)本該在朝九晚五之間發(fā)送郵件的會(huì)計(jì),卻在半夜里和別人聯(lián)系,因而受到調(diào)查。Cataphora 的首席執(zhí)行官伊麗莎白.查爾諾克(Elizabeth Charnock)說:“既然你無法知道公司和你本人什么時(shí)候會(huì)惹上官司,你就會(huì)竭盡全力不讓你的電子郵件成為公司的審查對(duì)象。”

即便看起來沒問題的郵件題目也可能惹上麻煩─尤其是當(dāng)你撰寫新主題而不更換題目的時(shí)候。比如你 1 月份的題目欄里有 X 公司,然后你像大多數(shù)人那樣,把它留在那里,即便你已經(jīng)不再發(fā)送有 X 公司字樣的郵件了。假如 X 公司在 4 月份陷入法律糾紛,你所有帶 X 公司字樣的郵件都可能被審查,即使那些郵件與 X 公司并無關(guān)系。

在一項(xiàng)白領(lǐng)犯罪案中,受調(diào)查者在郵件中寫到了工作和對(duì)捆綁游戲的喜愛。當(dāng)然,捆綁游戲和當(dāng)時(shí)他手頭的事務(wù)并沒有什么關(guān)系。但是,由于該郵件被列入可疑郵件,知道它內(nèi)容的人變得很多,這可能是發(fā)送郵件者很不愿意看到的。

越是辦公室的上班族,越容易低估技術(shù)尤其是電子郵件的危險(xiǎn)。你可以把技術(shù)想象成一臺(tái)機(jī)器,使用它的員工不僅會(huì)傷害到自己,還會(huì)殃及整個(gè)組織。公司應(yīng)該僅讓少數(shù)受過完善培訓(xùn)的員工來操作它。當(dāng)然,對(duì)電子郵件來說,這是不可能的。它的易用性使我們看不到它的危險(xiǎn)。直到我們的褲子粘上蕃茄醬,臉上被砸了雞蛋,我們才發(fā)現(xiàn)它有多危險(xiǎn)
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