如何建立自我管理的工作團隊

 作者:蔡敬聰    491

自我管理工作團隊的建立,在于傳統(tǒng)的階層權(quán)力架構(gòu)不再能發(fā)揮作用。

在二次世界大戰(zhàn)后,美國成為經(jīng)濟和軍事大國。山姆大叔不但能花較少的錢生產(chǎn)較多的商品,而且售價也是全世界最低廉的;又因為其他國家都還在戰(zhàn)后復蘇整頓中,所以他有一個現(xiàn)成的廣大市場可供發(fā)揮。當其他國家逐漸恢復元氣時,尤其是德國和日本,這些國家的企業(yè)發(fā)現(xiàn)他們?nèi)詿o法和美國這個工業(yè)巨人競爭。所以他們努力創(chuàng)造利基,例如開發(fā)小型、省油的汽車,以打進市場。他們也致力生產(chǎn)品質(zhì)較佳的商品,如:聲音更清晰的收音機、畫面更清楚的電視機。這些公司同時發(fā)現(xiàn)體積大不一定品質(zhì)就比較好,他們將美國人發(fā)明的計算機縮小到可放入口袋中,銷售到世界各地。之后,甚至改良到可放入皮夾中。他們產(chǎn)品推陳出新的速度和市場的快速拓展,使許多美國公司望塵莫及。“美國制造”已經(jīng)取代“日本制造”,成為劣質(zhì)產(chǎn)品的代名詞。

他們是如何做到的?方法之一是經(jīng)由自我管理的工作團隊達成的。先是亞洲國家,接下來是歐洲,他們把二次大戰(zhàn)后被美國公司所拒絕的一個想法——組織扁平化,充分運用來簡化傳統(tǒng)的權(quán)力層級。他們將經(jīng)理人的決策授權(quán)給真正從事該項工作者所組成的工作團隊。不必每個點子都上報到最高管理階層,可先研究、擬定報告、然后作決策,最后才下達指令。不然等這個點子從各個行政單位旅行一周回來,恐怕都已經(jīng)落伍了。不論是市場狀況,或是科技發(fā)展都可能今非昔比了。

工作團隊的作用不只是節(jié)省時間而已,他們也能達到下列功能:

提出更多解決方案 

一群人共事,互相腦力激蕩的結(jié)果,可產(chǎn)生更多解決辦法和針對問題的各種預防措施;這遠比單打獨斗來得好。

決策品質(zhì)較佳 

通常實際做事的人比下達命令的人懂得多。團隊運作時,任何決定也都是集思廣益的結(jié)果,而比較不會出錯。

增加向心力 

如果工作團隊達成一個決議,并需負責執(zhí)行時,整個團隊要共同承擔風險。其結(jié)果是成員的凝聚力增加,愿意更投入,以獲得成功。

責任分散 

團隊成員不象傳統(tǒng)組織架構(gòu)下的個人,他們較不必單獨負起責任;因此,他們也愿意承擔更多風險。

相互激勵成長 

團隊成員會互相挑戰(zhàn)、溝通、激勵、爭辯,把彼此最好的能力激發(fā)出來。他們不會再害怕采取行動,可能就會失敗,而這才是他們最害怕的事。然而,建立一個自我管理的團隊并不容易,也不是一朝一夕就可達成的。要把一群員工成功地轉(zhuǎn)化為自我管理的工作團隊,平均需要二到三年的時間。為什么需時這么久的原因之一是,經(jīng)理人不愿意放棄權(quán)力、改變角色,而員工也抗拒此種改變。許多人滿足于現(xiàn)狀,安享資深員工的特權(quán),在感受權(quán)力的滋味之余,害怕未知的未來(飯碗不保?)和已知的事實。貴公司變革的歷史怎樣?在公司形態(tài)轉(zhuǎn)換或面臨危機的過程中,是否有照顧到員工的福祉?

因此,在建立一個能自我管理的工作團隊時,你必須先說服部屬,放棄舊的階層權(quán)力架構(gòu),參與自我管理的工作團隊,會獲益良多。此外,在快速變遷的今日社會,他們也須加快學習的步伐,才不會被淘汰。

但是,身為經(jīng)理人的你,也要試著擁抱改變,因為不只是你的部屬角色模式會改變,你也必須扮演不同的角色。要建立一個成功的工作團隊,你和團隊成功都必須經(jīng)過下列四個學習階段:

不知不覺 

在這個階段,團隊成功并不知道自己的能力不足,而且也不覺得需要改變。你的職責就是讓他們相信舊的做事方法已經(jīng)無用武之地了。

后知后覺 

成功點出部屬能力的不足之后,他們會請你提出更新、更有力的方法來解決問題,完成工作。你的答案當然是自我管理的工作團隊了。

增強能力 

在這個階段,你的部屬已經(jīng)懂得你所傳授的團隊運作技巧,但是還不能運用自如。他們覺得自己笨手笨腳,如臨深淵,戒慎恐懼。所以你的角色不能再象傳統(tǒng)的經(jīng)理人,而是要轉(zhuǎn)變成教練的角色。既然已經(jīng)教他們怎么做,他們就要勇敢去做,而你就放手讓他們?nèi)プ霭桑?/p>

出神入化 

現(xiàn)在你教給團隊成員的技巧,已經(jīng)變成他們的習慣,成為行動的一部分。此時,你的角色要再度轉(zhuǎn)換。你的隊員不再需要教練,他們需要的是一位促成者或協(xié)調(diào)者。

要帶領(lǐng)你自己和團隊成員度過這四個學習階段,你需要具備各種管理技巧;同時也需要高層主管的協(xié)助。如果上層主管不支持你和你的工作團隊,你一定會失敗。甚至高層主管也應該負起某些責任。他們必須在言語和行動上支持工作團隊,提供必要的訓練與資源,并排除任何可能開倒車的政策或架構(gòu)。比方說,誰的辦公室有觀景窗、有專屬廁所、有可以讀取所有電腦資料的密碼?有哪些人會被直呼其名,有哪些人會倍受禮遇?

讓我們再仔細檢視兼具團隊領(lǐng)導者與成員的你和成員所需經(jīng)過的四個階段。每一個階段都有必須完成的任務,在完成這些任務后才能進入下一個階段。有的時候,工作團隊會同時處在兩個階段,沒關(guān)系。有時候,就算投入相當?shù)臅r間和精力后,工作團隊退步都不算是失敗。要有耐心,重復行得通的,修改行不通的,再加上堅韌毅力,成功的關(guān)鍵就掌握在你手里。

蔡敬聰
 自我管理 團隊 自我 建立 如何 管理 工作

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